這是關(guān)于電子郵件管理的最后一篇。
我的郵件管理心得大概可以分成下面幾個(gè)點(diǎn)：
1、即看即管理：收到郵件之后，如果沒有處于不可打斷的狀態(tài)下，就要立即開始處理，處理方式大概分成下面幾種
*如果是無用的郵件，立即把它刪掉
*如果郵件很長，或者郵件中鏈接比較多（比如訂閱的期刊），而時(shí)間有限，把郵件設(shè)置成為未讀，留待有時(shí)間的時(shí)候讀
*如果郵件跟工作有關(guān)，而沒有時(shí)間處理，給郵件打上旗標(biāo)，留待有時(shí)間的時(shí)候處理
2、周期性管理：每天都需要整理該天的郵件（這也是務(wù)必做到當(dāng)日事，當(dāng)日畢的工作態(tài)度），處理掉未讀的和加注旗標(biāo)的。對(duì)于期刊，未必一定要讀完。加注旗標(biāo)的工作，則需要進(jìn)行工作管理了。
3、階段性梳理：在到達(dá)階段性的時(shí)間點(diǎn)時(shí)（如一個(gè)項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)，每個(gè)月的第一天或者最后一天）。需要對(duì)這一階段內(nèi)的工作和相關(guān)材料進(jìn)行梳理。電子郵件也是其中之一。
4、善用搜索：在充分的維護(hù)元數(shù)據(jù)之后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)搜索的好處了。比如，在你為項(xiàng)目干系人建立聯(lián)系人組之后。相關(guān)時(shí)間跨度內(nèi)的項(xiàng)目相關(guān)的郵件一個(gè)相關(guān)查詢就足夠了。如果你的郵件客戶端支持在查詢的結(jié)果上查詢的功能。通過聯(lián)系人、主題等等信息，一般說來，找到你想找的郵件，不會(huì)非常困難。
5、保存常用的搜索：我有幾個(gè)常用的搜索，以智能文件夾的方式保存起來了。這些常用的搜索是：
*To Read：所有的未讀郵件
*Today：當(dāng)天收到的郵件
*Flagged：所有加旗標(biāo)的郵件
*Has Attachment：所有有附件的郵件
6、充分利用郵件客戶端的特色功能：有的郵件客戶端（如GMail和Apple Mail）都可以根據(jù)話題進(jìn)行郵件自動(dòng)分組。GMail的類似論壇帖子的方式是更加優(yōu)雅一些。按話題自動(dòng)分組郵件，可以極大的減輕利用郵件討論一件事情的負(fù)擔(dān)。尤其是在多人討論的時(shí)候。
7、充分利用郵件的處理規(guī)則：很多郵件的管理和處理都可以采用規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)化的處理。比如，可以把所有來自家里人的郵件打上綠色的標(biāo)簽。便于和工作郵件區(qū)別開來。或者把相關(guān)郵件拷貝到相關(guān)的文件夾中（GMail的對(duì)應(yīng)操作是為這個(gè)郵件打上標(biāo)簽）。
8、利用搜索引擎技術(shù)：不要用OutLook自帶的查找。那樣查找效率太低了。可以利用MSN Toolbar或者Google Desktop這種搜索工具來幫助你。我用的是Mac OSX，Spotlight已經(jīng)很好用了。
好了，關(guān)于電子郵件的管理，就說到這么多吧。下一篇里，我將會(huì)討論電子書的管理。