1、有關(guān)定艙（訂艙）：①有的公司：客戶（出口廠、進出口公司）向Forwarder訂艙時填寫B(tài)ooking Note（有的叫Booking Form、Booking sheet）。通常稱客戶向Forwarder的訂艙單為“落貨紙”，但偶爾也有人將尚未拿到Carrier的訂艙確認之S/O稱作“落貨紙”
②有的貨代公司，若客戶欲訂艙、不另把Booking Note 給他，而直接將Carrier印制之S/O傳給他
③通常 Forwarder向Carrier訂艙時，使用Carrier印發(fā)之Shipping Order（S/O）。若Carrier 確認訂艙，則會回傳S/O，于S/O上寫上S/O No.（有了此No.即意味著得到其確認）有部分船公司不另給放柜紙，而將放柜信息（CNTR.NO.、吉柜存放地點、吉柜柜場聯(lián)系方式）打于S/O確認單上
④對散貨而言Carrier 回傳S/O后Forwarder于此S/O上寫明散貨應送達之倉庫的地點。這樣，此份S/O即具“散貨進倉圖”功能，可當“散貨進倉圖（地圖）”使用。因此有人稱散貨之S/O為散貨進倉圖（也叫進倉地圖）
⑤當S/O兼具放柜紙功能時，F(xiàn)orwarder將S/O（Carrier回傳的）再Fax給拖車行。上面的內(nèi)容有：訂艙號、船公司名、柜型、柜號、數(shù)量（幾只柜）裝貨工廠名址、聯(lián)系人 etc.當重柜返場時，返場當日叫拖車行回傳確認。
⑥放柜紙：有的書叫空箱提交單（Equipment Dispatch order）或貨柜發(fā)放/設備交接單，（Equipment Interchange Receipt）或貨柜發(fā)放通知單（Ctnr. Release order）.它為Carrier指示貨柜堆場（柜場）將吉柜或其他設備交與本單持有人（bearer或holder）之書面憑證。
2、訂艙單制作過程：①Forwarder向客戶Fax空白Booking（B/N）→客戶填好后回傳給Forwarder向Carrier Fax經(jīng)貨代簽章之Booking（即Forwarder于客人回傳的那份Booking Fax件上蓋章（審核后）→Carrier于Booking上填好船名，船期，再回傳給貨代。
以上所言之情況為客戶、Forwarder、 Carrier三者“共用”一份Booking，只是各自填上自己的內(nèi)容。
②Forwarder向Customer 傳空白Booking（B/N）→客戶填好并回傳（以上二程序也可：知道客戶有意訂艙，貨代也拿到Carrier的訂艙確認后，不傳Booking 給客人而直接叫之補料，由Forwarder 自己填；填好后再傳給客人叫其審核更改，確認（經(jīng)確認的單稱為“OK件”）
Forwarder再向Carrier索要空白的S/O（Shipping order），填好后Fax給Carrier（或直接補料）→Carrier確認后寫上S/O No.回傳給Forwarder
注：有的船公司B/N與S/O有不同的功能：前者為貨代向Carrier下的定艙單，后者為Carrier的“放柜紙”。
若為客戶自拖自報：則
○1傳S/O ○2訂艙S/O
○4S/O建立 ○3S/O建立
○5傳C/N、S/N ○6船開后，出B/L
○8核對B/L、發(fā)OK件 ○7核對B/L
○9OK件B/L
辦理C/O（Certificate of origin）之程序
○1發(fā)C/O樣本資料○2傳資料
○6核對C/O OK件 ○3報關(guān)后
注：辦C/O需注意：發(fā)貨人必與B/L上的一致；B/L的簽發(fā)日期不遲于裝船日期；必具備海關(guān)編碼資料