作者:梁賓先
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在談完 BPM 相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之后，這次我想跟讀者談 BPMS 的架構(gòu)、組成模塊及其各自功能，讓讀者有全盤性的了解，希望能破除一般人對(duì) BPMS 的迷思。
關(guān)于 BPM ，業(yè)界有些迷思。例如，常聽到有人說 BPM = EAI + Workflow ； PBMS 只不過 Workflow 廠商的舊瓶新酒，換湯不換藥，只要原來 WfMS 加上系統(tǒng)整合的 Adaptors 就變成 BPMS ；或是 EAI 廠商加上 Activity Modeling 的工具或者是 Routing Engine 重新包裝一下，也可以稱作 BPMS 。
我認(rèn)為 BPMS 不只是如此，而是一個(gè)生命周期。順著 BPM 生命周期了解用戶的操作場(chǎng)景 (Scenario) ，是理解 BPMS 的組成全貌最好且最直覺的方式。在本文中，我首先介紹完整 BPM 生命周期，并從其中的每一步驟接著介紹工作內(nèi)容、使用到的工具及其功能、與用戶的角色。最后，我會(huì)以一張完整的 BPMS 架構(gòu)圖，詳細(xì)介紹其中組成的模塊功能。
BPM ：也要談生命周期 (Life Cycle)
BPMS 強(qiáng)調(diào)讓企業(yè)可以靈敏反應(yīng)外部環(huán)境的變動(dòng)并快速變動(dòng)企業(yè)內(nèi)部的流程作業(yè)，所以生命周期所強(qiáng)調(diào)的是持續(xù)性改善與周而復(fù)始的循環(huán)。 BPM 生命周期另一個(gè)含意就是，它是 BPMS 工具導(dǎo)入的方法論 (Methodology) 。 BPMS 解決方案最重要的核心就是方法論，它至少要包含思考哲理 (Philosophy) 、方法 / 步驟 (Methods / Steps ) 、與伴隨的工具 (Tools/Utilities) 。因?yàn)闆]有任何兩家的流程，組織，策略目標(biāo)是全然一樣的，因此怎樣才能從策略目標(biāo)規(guī)劃到最后系統(tǒng)導(dǎo)入執(zhí)行連貫一體，成功而有效地完成建置所依賴的才是合適的方法論。
目前各家 BPM 廠商所提出的生命周期不盡相同，乃是因?yàn)榻鉀Q方案所面對(duì)的產(chǎn)業(yè)或應(yīng)用領(lǐng)域不同，所以有了各自強(qiáng)調(diào)與專注的重點(diǎn)。例如， IBM HoloSofx 提出的是：建構(gòu) (Create) 、管理 (Manage) 、自動(dòng) (Automate) 、協(xié)同 (Collaborate) ； Howard Smith & Peter Fingar 在 『 BPM - The Third Wave 』一書所提出的是；建模 (Model) 、布署 (Deploy) 、與管理 (Manage) ； Italio 提出的是發(fā)掘 (Discovery) 、建模 (Modeling) 、支援 (Supporting) 、 Monitoring ( 監(jiān)控 ) 、及 Improvement ( 改善 ) 。在此我會(huì)提出較為完整的流程步驟，但不見得每家 BPM 廠商的都符合，讀者可參考下圖－ BPM 生命周期。
 
圖一、 BPM 生命周期
·階段一、 流程發(fā)掘 (Discovery) :
要導(dǎo)入 BPM 第一步驟當(dāng)然要先清楚知道現(xiàn)行流程的作業(yè)方式與狀況，尤其是流程內(nèi)的信息流 (Message flow) 、事件流 (Event flow) 、或控制流 (Control flow) 。哪些流程可以自動(dòng)化？哪些是人工流程？有哪些人參與？流程是在組織內(nèi)部或外部被執(zhí)行？ BPMS 在此步驟的主要特征是如何 自動(dòng)找出系統(tǒng)的商業(yè)邏輯 。通常企業(yè)會(huì)聘請(qǐng)外部顧問師或領(lǐng)域?qū)＜襾韰f(xié)助輔導(dǎo)，這個(gè)動(dòng)作有人稱為 流程評(píng)估 (BPA, Business Process Assessment) ，評(píng)估范圍可能涵蓋策略與管理目標(biāo)與流程的連結(jié)。同時(shí)企業(yè)也會(huì)配合導(dǎo)入一些管理的主題而作 流程再造 (BPR, Business Process Reengineering) ，例如評(píng)分計(jì)分卡 (BSC, Balance Score Card) 、六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)差 (Six Sigma) 、或 ISO 9000 品質(zhì)管理系統(tǒng)。
· 階段二、 流程設(shè)計(jì) (Design) ：
此階段是一個(gè)包含四幾個(gè)步驟的反復(fù)式的小循環(huán) (Iterative mini-cycle) ：建模 (Modeling) 、 ( 分析 Analyzing) 、模擬 (Simulation) 、重構(gòu) (Redesigning) 流程。如前所述，面對(duì)外部的競(jìng)爭(zhēng)壓力與商機(jī)，為了讓企業(yè)可以快速重構(gòu)流程， 因此一些細(xì)致的流程變革 (Fine-grained process change) 只需利用此階段的步驟就能作出實(shí)時(shí)的反應(yīng)。
流程 建模 所運(yùn)用的工具稱作 Process Designer 通常包含三個(gè)模塊：組織 (Organization Chart) 、流程圖 (Activity Diagram) 、與窗體 (e-Form) 設(shè)計(jì)工具。它們分別對(duì)應(yīng)流程中三個(gè)最重要的元素：人、活動(dòng)與文件 ( 有興趣的讀者可參閱 Process Modeling Conceptual Framework 有關(guān)的資料，后續(xù)容我在適當(dāng)機(jī)會(huì)再做介紹 ) 。建模之后可以作執(zhí)行動(dòng)作前的 分析與仿真 來驗(yàn)證設(shè)計(jì)的流程是否正確合適或最佳化；此外它能還提供現(xiàn)行流程可能遇到的瓶頸信息，以避免執(zhí)行后才發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)而導(dǎo)致很大的營運(yùn)損失。如果分析模擬出來的結(jié)果并不滿意，可以反復(fù) 重構(gòu) 流程直到產(chǎn)出滿意的結(jié)果。分析指的是從流程定義的語意與理論上的推論分析，仿真則可設(shè)定機(jī)率變量與行為假設(shè)讓系統(tǒng)自動(dòng)跑出期望值或變異差數(shù)據(jù)，有些則僅提供自動(dòng)執(zhí)行 (Animation) 或手動(dòng)逐步執(zhí)行以觀測(cè)流程行為。
此階段 BPMS 的主要特征是 圖形化的接口 ，讓非 IT 背景的用戶可藉由拖曳方式也能輕松組裝或分解流程；此外運(yùn)用流程資產(chǎn) (Process assets) 的觀念，讓流程定義隱含業(yè)界的最佳實(shí)務(wù) (Best practices) 或流程樣版 (Process Pattern) ，并且儲(chǔ)存于流程倉儲(chǔ) (Process Repository) 以供隨時(shí)再利用 (reuse) 。
· 階段三、流程執(zhí)行 (Execution) ：
意指新上線的流程能被參與者順利執(zhí)行完成。負(fù)責(zé)控制執(zhí)行的模塊可稱為工作流程引擎 (Workflow Engine) 或流程服務(wù)器 (Process Server) 。在此階段 BPMS 主要的訴求是分布式交易 (Distributed transaction) 的管理，因?yàn)檫@些交易可能是復(fù)雜度高的跨巢狀流程 (Nested process) 而且交織著新舊系統(tǒng)，甚至將既有的應(yīng)用系統(tǒng)當(dāng)成流程組件來執(zhí)行。至于流程的執(zhí)行者通常多是應(yīng)用系統(tǒng)，可以不用人的參與 (human intervention) 而自動(dòng)執(zhí)行，也就是一般所稱 流程自動(dòng)化 (BPA, Business Process Automation) 。
此外，排程工具 (Scheduler) 可以應(yīng)用來設(shè)定自動(dòng)啟動(dòng)流程的時(shí)間與周期頻率。有些 BPMS 的產(chǎn)品會(huì)提供規(guī)則引擎 (Rule Engine) 來負(fù)責(zé)商業(yè)規(guī)則判別與推理。此階段另一個(gè)重要的特點(diǎn)就是在不用技術(shù)人員的參與下，依然可以讓流程用戶自行編輯與修改商業(yè)邏輯。例如，代理人的指派規(guī)則通常相當(dāng)復(fù)雜，背后就需要有 Rule-based 的機(jī)制來支持。
流程布署 (Deployment) ：意指將設(shè)計(jì)好的流程推出上線讓所有參與者 (Participant ，可能是人，應(yīng)用系統(tǒng)，或其它流程 ) 來執(zhí)行。這個(gè)步驟的主要特征就是能以最小的力氣﹙ effort ﹚達(dá)成運(yùn)算資源 (Computing Resource) 與組織人員的結(jié)合 (binding) ，如事先整合應(yīng)用系統(tǒng)組件 (Application components) 。
與人互動(dòng) (Interaction) ：在流程的執(zhí)行中很重要的就是與人的互動(dòng)。并非所有流程都可以自動(dòng)化，所以 BPMS 讓人能管理自動(dòng)流程與人工流程之間的接口。負(fù)責(zé)與人互動(dòng)的接口稱為工作項(xiàng)目的處理程序 (Workitem Handler) 。有時(shí)候流程接口本身也是一個(gè)流程，例如動(dòng)態(tài)加會(huì)簽或在窗體輸入下一步流程的分派。過去 Workitem Handler 相當(dāng)簡(jiǎn)單，然而現(xiàn)在有傾向豐富化與細(xì)致化的趨勢(shì)。必要的時(shí)候還能讓用戶客制化或整合在不同系統(tǒng)的接口中。由于這個(gè)需求有快速提升的趨勢(shì)，所以各家廠商紛紛提出豐富且個(gè)人化的流程入口網(wǎng)站 (Personalized process Portal) 。

第四階段、管理維護(hù) (Administration) ：
當(dāng)流程上線后伴隨產(chǎn)生了管理維護(hù)的問題，如例外狀況的介入處理、組織人員的變更、流程重新分派、或流程版本升級(jí)的影響。在此，有個(gè)重要的模塊稱作流程活動(dòng)監(jiān)控 (BAM, Business Activity Monitoring) ，它可以隨時(shí)回報(bào)流程的執(zhí)行狀態(tài)與過程，而且用戶也可以設(shè)定流程要追蹤的關(guān)卡并主動(dòng)回報(bào)，具有預(yù)警功能并能隨時(shí)掌握問題處理的時(shí)效。另外服務(wù)器的流量與執(zhí)行監(jiān)控及流程倉儲(chǔ)的數(shù)據(jù)維護(hù)的效能也相當(dāng)重要。
第五階段、流程最佳化 (Optimization) ：
流程改善 (Improvement) 是個(gè)持續(xù)性的活動(dòng)，不斷反復(fù)朝向最佳化邁進(jìn)。流程測(cè)量 (Measurement) 能提供流程的執(zhí)行績(jī)效 (Performance) ； BPMS 的報(bào)表工具 (Reporting Tools) 能讓企業(yè)對(duì)自己的組織行為充分了解作為持續(xù)改善的依據(jù)，如此方能策劃出改善與最佳化的策略。流程分析 / 仿真著重在執(zhí)行前的分析，例如自動(dòng)偵測(cè)瓶頸 (bottleneck) 、死結(jié) (deadlock) 與流程定義的不一致 (Consistence) ；而流程測(cè)量則是執(zhí)行后實(shí)際資料的分析，可以清楚知道流程消耗時(shí)間與資源。這個(gè)階段跟商業(yè)智慧 (BI, Business Intelligence) 的技術(shù)與主題相似性很高的，差異在 BPMS 可以自動(dòng)紀(jì)錄與收集流程相關(guān)的數(shù)據(jù)。尤其 BPMS 所附含的流程績(jī)效儀表版 (Dashboard) ，它提供一個(gè)全面式的概觀讓主管簡(jiǎn)單掌握且一目了然哪些流程是在標(biāo)準(zhǔn)差內(nèi)，哪些是在失控狀態(tài)。當(dāng)然這些報(bào)表，都是用戶可以自行定義或查詢的，不用 IT 人員的參與。
BPM ＞ Workflow +EAI
相信從上述的介紹，讀者可以清楚認(rèn)識(shí)到 BPM 絕對(duì)大于 Workflow 加 EAI 。 BPM 的主要精神在于企業(yè)流程的管理，且主要的焦點(diǎn)在于業(yè)務(wù)性用戶 (business users) 而非技術(shù)性用戶 (technical users) ；在于流程彈性實(shí)時(shí)調(diào)整而非數(shù)據(jù)與應(yīng)用系統(tǒng)的整合。所以僅是工作流程自動(dòng)化加上 EAI 企業(yè)應(yīng)用軟件的轉(zhuǎn)換機(jī)制是不足以的涵蓋企業(yè)管理流程中所有必要的環(huán)節(jié)。例如尚有讓管理主管能實(shí)時(shí)掌握流程成本效率 (cost/effective) 評(píng)量與流程績(jī)效 (Performance) 管理，業(yè)務(wù)性用戶可以輕易調(diào)整組裝流程以提供客戶最佳業(yè)務(wù)服務(wù)，等等。
我將上述中的工具整合起來，架構(gòu)如圖二所述：
BPMS 系統(tǒng)架構(gòu) (System Architecture)
 
圖二、 BPMS 系統(tǒng)架構(gòu)圖
一個(gè)完整的 BPMS 系統(tǒng)需由流程設(shè)計(jì)環(huán)境 (Process Design Environment) 、流程倉儲(chǔ)或儲(chǔ)存庫 (Process Repository) 、流程服務(wù)器 (Process Server) 、用戶執(zhí)行環(huán)境 (User Execution Environment) 等主要元素所架構(gòu)而成。
· 流程設(shè)計(jì)環(huán)境 (Process Design Environment)
流程設(shè)計(jì)環(huán)境扮演著流程設(shè)計(jì)階段中最重要的流程建模工作，通常包含了「組織圖」 (Organization chart) 、「電子化窗體」 (e-form) 、活動(dòng)圖 (Activity Diagram) 、與商業(yè)規(guī)則 (Business Rule) 等相關(guān)元素，并可透過直覺圖形化的接口，協(xié)助流程設(shè)計(jì)者進(jìn)行企業(yè)流程的建構(gòu)。
組織圖部份大多與組織目錄服務(wù)系統(tǒng) (Directory system) 相結(jié)合，以協(xié)助企業(yè)進(jìn)行組織的調(diào)整與管理，如支持 LDAP 、 AD 等相關(guān)目錄服務(wù)。而電子窗體指的是信息呈現(xiàn)的接口，一般而言可將應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與流程相關(guān)的數(shù)據(jù)，透過所謂的電子窗體來展現(xiàn)，便于處理與人互動(dòng)的部分，而呈現(xiàn)的方式可透過特定的工具快速的訂制。在了解流程整體運(yùn)作與規(guī)劃中，透過活動(dòng)圖可清楚地規(guī)劃與了解流程中的各個(gè)活動(dòng)彼此的先后順序與關(guān)聯(lián)，并訂定流程的運(yùn)作條件與事件觸發(fā)的相關(guān)動(dòng)作，再透過結(jié)合商業(yè)邏輯（ Business Rule ）的方式，讓企業(yè)更清楚流程的運(yùn)作方式且易于修改，在采購流程中，若采購金額大于 100,000 臺(tái)幣者需簽核至協(xié)理，其余僅需簽至經(jīng)理，就是個(gè)明顯的例子。
流程仿真（ Simulator ）與流程設(shè)計(jì)分析（ Analyzer ），則是透過流程數(shù)據(jù)的仿真得以事先驗(yàn)證流程執(zhí)行時(shí)的結(jié)果與流程設(shè)計(jì)關(guān)聯(lián)的分析（如在復(fù)雜的流程中，重要的流程元素或關(guān)聯(lián)未建立），達(dá)到流程執(zhí)行前事先的預(yù)防，并確認(rèn)設(shè)計(jì)的流程是否正確合適或最佳化。
· 流程數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫 (Process Repository)
流程倉儲(chǔ)包含了流程定義 (Process Definition) 、流程執(zhí)行紀(jì)錄 (Execution Log) 、與應(yīng)用數(shù)據(jù) (Application Data) 。流程定義包括了流程運(yùn)作所有相關(guān)的數(shù)據(jù)，最明顯的就是流程三要素：人、活動(dòng)與文件，都紀(jì)錄在流程定義中，藉由流程的規(guī)則引擎 (Rule Engine) 的參數(shù)即數(shù)據(jù)的變異數(shù)或是各個(gè)節(jié)點(diǎn)所制定的活動(dòng)時(shí)間限制等定出合適的流程定義，最后透過流程服務(wù)器執(zhí)行定義好的流程；流程執(zhí)行紀(jì)錄指的是流程執(zhí)行過程中所有的紀(jì)錄，有的 BPMS 將此部份內(nèi)建于系統(tǒng)中，有的則是需另行將所需紀(jì)錄抄寫到數(shù)據(jù)庫中；應(yīng)用數(shù)據(jù)則是指在流程執(zhí)行的過程中，所使用到其它系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)并隨著流程紀(jì)錄下來或有所關(guān)聯(lián)，如請(qǐng)采購流程執(zhí)行中，需依照既有 ERP 系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯判斷，甚至需將其抄寫至流程窗體中。而在此所指的應(yīng)用性數(shù)據(jù)并沒有只局限在內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，也包含了根據(jù)流程的定義向組織外可能以 web service 的方式呼叫外部數(shù)據(jù)來應(yīng)用。
· 流程引擎 / 服務(wù)器 (Process Engine/Server)
流程引擎是整個(gè) BPMS 中最重要的一環(huán)，它負(fù)責(zé)正確無誤地將流程在正確的時(shí)間傳送給正確的人或系統(tǒng)，而由于流程的運(yùn)作為企業(yè)營運(yùn)的核心，因此能處理復(fù)雜且大量的流程工作是流程引擎所必備的條件。分布式交易 (Distributed transaction) 的管理與負(fù)載平衡（ Load Balancing ）將是考量的重點(diǎn)。
· 用戶執(zhí)行環(huán)境 (User Execution Environment )
這邊所說的用戶環(huán)境指的就是用戶與流程溝通的接口。一般簡(jiǎn)易的用戶接口多藉由待辦事項(xiàng)（ Work lists ）讓用戶使用流程工作。而由于企業(yè)入口網(wǎng)站的風(fēng)行，一個(gè)面面俱到的 BPM 產(chǎn)品通常透過 Web-based 接口，并加入口網(wǎng)站（ Portal ）的概念，提供所謂的流程入口網(wǎng)站接口（ Process Portal ）作為用戶使用流程的溝通接口。如此除了可清楚地看到透過流程引擎指派而產(chǎn)生的的各項(xiàng)任務(wù)或工作事項(xiàng) (work items) 外，并可結(jié)合其它入口網(wǎng)站與應(yīng)用系統(tǒng)整合的機(jī)制，如使用協(xié)同工作功能促進(jìn)員工彼此溝通與交流，像是公布欄、行事歷或討論區(qū)等。另外也可透過待辦事項(xiàng)的啟動(dòng) (trigger) 能夠呼叫 (invoke) 與之相關(guān)的應(yīng)用程序 (applications) 甚至根據(jù)各清楚定義的個(gè)別關(guān)卡 (activity) 自動(dòng)以 web service 的方式來跨組織地呼叫 (invoke) 外部數(shù)據(jù)作交易 (transaction) 達(dá)到名副其實(shí)的 SOA 技術(shù)架構(gòu)概念。
此外藉由流程網(wǎng)站接口用戶 ( 通常指中階以上主管或部門主管 ) 可利用行政管理工具 (Administrator Tools) 與報(bào)表工具 (Reporting Tool) 。就行政管理工具來說，進(jìn)入流程數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫撈取流程定義的信息所作出的制式化報(bào)表可以清楚的知道員工的工作負(fù)荷量的輕重程度；而各種的統(tǒng)計(jì)量表包含熱門排行、單位時(shí)間工作量統(tǒng)計(jì)、單位工作量統(tǒng)計(jì)、部門工作量統(tǒng)計(jì)、流程工作量統(tǒng)計(jì)、項(xiàng)目工作量統(tǒng)計(jì)提供管理者使用，使管理人員隨時(shí)了解企業(yè)流程運(yùn)作的各種情況。用戶也能以 web service 的方式撈取應(yīng)用數(shù)據(jù)作出動(dòng)態(tài)分析。而流程的監(jiān)控與管理 (Activity Monitor) ，亦可讓用戶或管理者透過 Web 的方式，實(shí)時(shí)地追蹤目前流程的進(jìn)度或進(jìn)行例外的處理以能做到修正或變動(dòng)的因應(yīng)。也就是說活動(dòng)的監(jiān)控對(duì)流程范例的執(zhí)行提供了一個(gè)績(jī)效量測(cè)的準(zhǔn)則。最后透過上述工具使流程作到實(shí)時(shí)的修正達(dá)到最佳化讓工作更有效率。