在企業資產管理的實務中，我們經常會遇到資產管理與設備管理脫節的情況。負責實物的工程/設備/運行部門和負責價值的財務部門之間缺少協作，造成資產帳物不符。其典型表現如:基建工程竣工階段的轉固業務和設備新增業務各自操作，固定資產卡片和設備清冊不一致;在資產更新變遷時資產臺帳與設備臺帳不同步更新，價值虛增虛減。管理上脫節帶來的最直接影響就是企業資產的損失。筆者曾見過在一個大型集團企業清產核資的報告上，固定資產盤虧的損失超過了3個億。如果建立起資產會計和設備實物的有效管理體系，同時二者又能夠集成協作，即使不能根除盤虧的現象，帶來的效益也仍然是可觀的。本文圍繞該主題，闡述SAP EAM方案中的主要作法，希望能對企業管理實務有所裨益。
在SAP的EAM解決方案中，資產實物管理的負責部分前期是項目管理(PS)模塊，后期是設備維護(PM)模塊，而價值管理的負責部分是資產會計(AM)模塊。這三大部分都建立在SAP統一應用平臺基礎上，數據模型共享，業務流程無縫閉環集成，能最大限度的保證資產帳物相符。
1.從基建開始
在SAP的方案中，保證價值和實物統一的工作從基建項目就開始了。SAP的項目管理包含全面的項目計劃和項目財務管理。設計階段產生的設備清單會傳入系統中，掛在項目的WBS結構下。每一設備的采購申請都會預先經過項目預算檢查，然后形成設備采購訂單。到貨和已經安裝的設備可以直接自動產生固定資產臺帳，或者記入在建工程。工程部門或者財務部門根據規則創建好固定資產卡片，形成固定資產號，并建立設備清單和固定資產的映射關系。在項目從開始到結束的整個過程中，消耗的人、財、物等資源都按照工程結構和成本要素清楚分列。通過預先定義的結算規則進行自動結算，可以支持快速準確的轉資，走出實現帳物相符的第一步。
2.資產臺帳和設備臺帳的聯動
在SAP EAM解決方案中，和實際業務一樣，針對同一資產，存在側重價值的資產臺帳和側重實物的設備臺帳，二者的管理細度和口徑的不盡一致。當在系統中創建新增的設備紀錄時(如工程竣工時)，需要同時指定固定資產號。為了避免因為分類口徑不一致而導致無法映射，首先需要保證設備和資產的分類有著嚴格的對應關系。通過設備編號和固定資產號之間的關聯，設備臺帳和資產臺帳的共享信息可以保持一致，如所屬公司、負責人、成本中心、位置等。保持一致的方式可包括實時的同步更新，以及通過工作流實現的可控異步更新。這樣實物新增或者變更時，就能夠及時地反應到資產臺帳上。
3.維修項目/工單的結算
設備的維護、修理和改造往往帶來資產的價值變化，如果不能準確及時反映到資產臺帳，就會造成價值的虛增虛減。SAP EAM系統中維修的主要管理工具是維修工單，對于復雜的大修技改，還需要應用項目管理模塊。無論在維修工單還是維修項目中，系統都會詳細計劃并記錄發生的物資消耗(載體為物料憑證)、投入的人力資源(載體為工票)以及所接收的外包服務(載體為服務確認單)，并在結算規則中指定對應的資產編碼。一般情況下，在月末，系統可以自動地將記載在維修項目/工單上的價值變化進行批量結算，產生對應的記賬憑證，更新資產帳。當出現誤操作或者發現原始數據有誤時，如發現物資發料數量記錯，還可以取消某筆更新動作，待原始數據調整后再更新資產帳
4.折舊、退役和報廢
設備運行過程中需要記提折舊，折舊業務主要在資產會計模塊中進行。當設備到了生命周期的后期，需要退役和報廢時，可以先在設備維護模塊中將設備置于退役或者報廢狀態，或者轉移到報廢區。這些調整動作可以作為事件觸發預定義的后續工作流，啟動資產報廢的帳務處理，為資產帳物相管理畫上一個圓滿的句號。
5.不實際的EAI策略
往往我們看到一家企業里面，設備維護系統和資產會計系統是獨立的。這是因為傳統EAM，包括目前市場上很多主流的EAM廠商，都不包含資產價值管理。針對這種情況，有些企業希望通過EAI集成平臺來實現數據和流程的集成，而不采用統一應用平臺的內嵌集成方式。從技術上來看，EAI集成是一種可行的方法，但實際操作性往往卻不好。因為要做到實物和價值的真正一致，工作量和成本都會遠遠超出想象的規模。如果讀者去那些宣傳為實現了獨立設備維護系統和財務系統無縫集成的個例看看，多半會覺得失望。
根據SAP統計，設備維護和固定資產管理的接口點會有數十個，如系統邏輯名、法人結構、維護部門、工作班組、設備資產分類、臺帳記錄、憑證類型、科目映射等等。而且每一接口對象，都必須考慮到創建、更改、刪除、撤銷、更新失敗等多種數據交換模式。從長期來看，不同系統的每一次升級都會帶來接口調整甚至重做的風險。即使從成本角度考慮接口也不是一個可行的方案，美國的一個統計說明，一個接口的開發成本約為1萬6到3萬2美元，加上每年約4千到8千美元的維護成本。10個接口5年的成本最低為36萬美元，已經是一筆可觀的數目了。對于尚未部署EAM的公司來說，一定要從投入和效果角度分析清楚之后，再慎重的作出采用何種方式集成的決定。