ERP與BPM,究竟是怎樣一種關系?--蔣志青
近幾年來,在企業應當加快實現信息化的呼聲中,反對ERP(企業資源規劃)的聲音一直不斷,經??梢月牭?SPAN lang=EN-US>“ERP不適合中國”,“ERP、CRM這些所謂 的先進管理手段和工具80%是言過其實的”,“ERP實施失敗率在中國太高”等等的聲音。隨著信息技術在制造業領域的廣泛應用,出現所謂投資無底的IT “黑洞”的問題。不少企業在進行信息技術變革時,例如在實施ERP系統時,收益很少,投入卻不斷增多。IT“黑洞”問題的原因是什么?ERP實施失敗率在 中國太高的原因是什么?
《鉆石模式》是美國Stanford大學 Harold J.leavitt教授首創的,也稱組織變革模式。美國南加州大學教授Omar A.EL Sawy稱電子化企業重新設計的最好朋友就是《鉆石模型》。他重新設計為如下圖的鉆石模式。
ERP等信息系統是一種基于信息技術的企業信息管理系統,是一種“社會-科技系統”。企業引進ERP系統,對于企業來說既是一種技術變革,也是一種組織變革。企業利用信息技術整合企業職能,使企業流程優化,組織結構優化,提升了企業的總體反應速度,降低了產品成本。由于應用了信息技術,企業的技術支撐發生了變化,必然會帶來業務流程和組織結構的變化。企業應用信息技術,就必須依據信息技術的原理理順業務流程和重新設計組織結構。
《鉆石模式》中 的信息技術應用、人員技巧需求、企業流程和組織結構四項是相互依存的整體。企業在實施信息化變革時,其中任何一項保持不變,就會造成實施失敗。有許多企業的IT未能發揮其作用的原因在于:企業非常重視信息技術引進和人員培訓,但是沒有改變原有的工作方式,業務流程沒有優化或重組,組織結構也沒有進行相應的優化或重組。因此出現了新的信息技術與舊有的業務流程和組織結構的矛盾,造成IT“黑洞”問題,這也是他們實施ERP失敗的重要原因。
為什么企業實施ERP必須進行相應的流程和組織結構優化?ERP和BPM(企業流程管理)究竟是一種什么關系?
讓我們首先來認識流程。
流程的定義:一組將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的活動。
企業業務活動的基本內容不同,業務流程的基本結構也不同的,例如制造業、商業和服務業的業務流程的基本結構都是不盡相同的。
制造業的活動內容為顧客制造工業產品,制造業業務流程是一體三面的:信息流、物流和責任鏈。制造業業務流程的基本結構要素:
1)信息流。信息流是物流的指揮和控制系統。
2)物流。物流是價值實物的流動。
3)責任鏈是所有業務流程所有者的職責的聯結,推動流程運行。
4)輸入。由流程外界進入流程的數據、圖象、聲音、信息、原料、部件,或者是其他流程的輸出等等。
5)輸出。由流程產出的顧客需要的信息、產品和服務等等。
6)進入準則。業務流程運作前需要滿足的條件,時間、數量、標準等。
7)輸出準則。業務流程運作后應產生的結果,時間、質量、數量等。
ERP是什么?
企業的信息流程,可以使用手工方法,也可以采用信息技術方法。ERP是采用信息技術的企業業務流程的信息流程。
企業在采用信息技術之前,信息流程是使用手工方法運作的,因此進入準則、輸出準則以及指揮和控制的方法都是基于直線式的運作方法,信息從一個部門依次傳遞到另一個部門。而企業采用信息技術之后,例如應用ERP之后,信息流程采用信息技術運作方式,因此進入準則、輸出準則以及指揮和控制的方法都是基于并行式的運作方法,信息可以同時傳遞給相關部門。應用ERP后,與手工運作相比,企業的信息流程運作方法不同了,流程管理模式自然不同了,為此,企業流程管理必須進行變革和優化。這就是ERP和BPM互動關系。
例如:江蘇無錫利錫拉鏈有限公司建立信息化管理平臺之前,企業流程是直線運作的。企業收到一張顧客訂單后,先是信息內部直線傳遞,訂單由銷售部傳到生產 部,生產部完成生產任務之后,再通知運輸部門發貨。此時,進入外部信息直線傳遞過程,由運輸部門通知顧客準備接收貨物。江蘇無錫利錫拉鏈有限公司引進 ERP和BI(商業職能)建立信息化管理平臺之后,做到了外部信息內部化,內部信息外部化,信息并行傳遞。企業收到一張顧客訂單后,通過信息系統使得訂單與裝箱單同時做好??蛻敉ㄟ^企業分銷系統門戶,可以看到裝箱單,得知發貨日期。企業內部各個部門同時通過信息系統獲悉這張訂單的需求信息,包括產品名稱、 規格、數量、供貨時間等,設計部門、采購部門、生產部門以及運輸部門各自作好設計、采購、生產準備及發貨準備,按照顧客要求的供貨時間完成各自的工作??蛻粢部梢赃M一步查詢他的訂單在工廠中的制作情況,產品在哪個車間里制作,還是已經在倉庫里。系統顯示入庫時間,保證交貨期。基于信息技術的信息流程指揮下 的業務流程發生了變化,流程管理制度優化了,組織結構也相應地優化了。
總之,ERP是基于信息技術的業務信息流程,是企業業務流程的組成部分。企業引進ERP,手工信息流程要轉變為信息技術信息流程,企業流程運行模式發生了變革,企業流程管理和組織結構必須進行相應的變革,這樣才能保證ERP實施和應用成功。