文檔是否重要取決于文檔是干什么用的。在項目組與用戶交流的時候，項目組成員與用戶關于軟件最后的功能、數據和流程必須達成一致的意見，換句話說，確保項目組成員對用戶的理解沒有偏差或很小。
這時候，僅憑口頭表述是不夠的：一是將來可能項目組與用戶可能扯皮，因為口說無憑；二是項目組有很多人，不可能對需求的理解完全一致，必須以某種形式共享。這就需要需求的文檔（包括功能說明書），它可以是文字，可以是靜態網頁組成的原型，可以使用例，根據不同的項目而定。
需求確定后，數據庫要按照需求進行設計。
作為數據庫設計者，希望有一個記錄數據庫所有信息的文檔，并跟蹤可能的修改；
作為程序設計和編碼者，希望不僅知道數據庫的表和字段名，而且要有這些東西的說明。這就需要數據庫設計文檔。
設計者和實際編碼者之間同樣需要交流，這就有詳細設計文檔。
測試者要明確應該測試的東西已全部測試并且是按照規定的流程和數據進行測試的，這就要測試計劃、測試用例和測試報告。
最后，項目組要培訓使用者，這就要使用手冊。當然，這些文檔的另一個重要作用是將來軟件維護時，可以作為參考。在項目組中途換人時，前人留下的文檔可以很快讓后來者進入角色。
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