文檔是否重要取決于文檔是干什么用的。在項(xiàng)目組與用戶交流的時(shí)候，項(xiàng)目組成員與用戶關(guān)于軟件最后的功能、數(shù)據(jù)和流程必須達(dá)成一致的意見，換句話說，確保項(xiàng)目組成員對用戶的理解沒有偏差或很小。
這時(shí)候，僅憑口頭表述是不夠的：一是將來可能項(xiàng)目組與用戶可能扯皮，因?yàn)榭谡f無憑；二是項(xiàng)目組有很多人，不可能對需求的理解完全一致，必須以某種形式共享。這就需要需求的文檔（包括功能說明書），它可以是文字，可以是靜態(tài)網(wǎng)頁組成的原型，可以使用例，根據(jù)不同的項(xiàng)目而定。
需求確定后，數(shù)據(jù)庫要按照需求進(jìn)行設(shè)計(jì)。
作為數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)者，希望有一個(gè)記錄數(shù)據(jù)庫所有信息的文檔，并跟蹤可能的修改；
作為程序設(shè)計(jì)和編碼者，希望不僅知道數(shù)據(jù)庫的表和字段名，而且要有這些東西的說明。這就需要數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔。
設(shè)計(jì)者和實(shí)際編碼者之間同樣需要交流，這就有詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔。
測試者要明確應(yīng)該測試的東西已全部測試并且是按照規(guī)定的流程和數(shù)據(jù)進(jìn)行測試的，這就要測試計(jì)劃、測試用例和測試報(bào)告。
最后，項(xiàng)目組要培訓(xùn)使用者，這就要使用手冊。當(dāng)然，這些文檔的另一個(gè)重要作用是將來軟件維護(hù)時(shí)，可以作為參考。在項(xiàng)目組中途換人時(shí)，前人留下的文檔可以很快讓后來者進(jìn)入角色。
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