聲明：本課程摘自 ，僅供個人學(xué)習(xí)之用，請勿擅自轉(zhuǎn)載。

時間管理就是自我管理。本課程將幫你找出管理你自己和時間的新方法，以使你在工作和個人方面，獲得最佳回報。

時間處理的四個領(lǐng)域/概念：
1、評價--評估你的投資報酬率；
2、排除優(yōu)先順序--比較你所做活動的回報；
3、計劃--決定哪些活動需要投入時間；
4、安排時間--決定何時進(jìn)行這些活動。

一、明智的利用時間
.評估工作場所的活動價值的一種技巧；
.如何在你的工作情境中，運用此技巧，以區(qū)分重要和不重要的活動；
.如何利用創(chuàng)造性的方式，來評估其它工作情境中活動的價值。

1.1 柏拉圖原理（Pareto Principle）

也就是80/20法則，評估工作活動的價值，分析生產(chǎn)力及其所產(chǎn)生的收益之關(guān)系。

有效管理時間的簡單技巧：
首先，檢查你所想要得到的結(jié)果；
然后，將時間投入到部分少數(shù)，但卻能產(chǎn)生大多數(shù)成果的項目上。

1.2 你的柏拉圖原理

在工作環(huán)境中分析工作活動，執(zhí)行柏拉圖原理所需要的三個步驟的技巧：
a. 專注于/檢視成果，確認(rèn)出你想要達(dá)成的目標(biāo)；
b. 確認(rèn)出可以產(chǎn)生主要成效的高報酬活動；
c. 評估你現(xiàn)在是如何運用你的時間，以及需要做甚么改變，以便投入較多的時間于高報酬活動上。

1.3 創(chuàng)新地使用柏拉圖原理

在一天中不停的詢問自己正在做甚么

三種方法：
a. 正式地柏拉圖分析；
   .期望的結(jié)果；
   .促成因素；
   .關(guān)鍵的活動。
b. 自動的應(yīng)用；
c. 監(jiān)督每天的活動。
   .將注意力集中到對你重要的結(jié)果上；
   .持續(xù)做正確的事情；
   .排除不具生產(chǎn)力的時間。

二、設(shè)定你的優(yōu)先事務(wù)

2.1 什么可以優(yōu)先處理？
學(xué)習(xí)目標(biāo)：確認(rèn)設(shè)定工作優(yōu)先順序所得到的好處。

.確認(rèn)應(yīng)該優(yōu)先考慮和集中精神去做的任務(wù)；
.確認(rèn)工作的優(yōu)先順序并決定哪種活動應(yīng)被列為高度優(yōu)先事務(wù)；
.在日常例行工作中，將時間花在高度優(yōu)先處理的項目上。

美國石油大亨H.L.Hunt曾說：“確定你想要什么，并決定你愿意拿什么去與它交換。然后建立優(yōu)先順序，開始執(zhí)行。”

為了有效的管理你的時間，你需要開始檢視你所能控制的因素。考慮你決定要做的事，以及如何安排其優(yōu)先順序，以獲得更高的效率。

外部所指定的任務(wù)，如主管、屬下或系統(tǒng)，一般都比較“立即”去執(zhí)行，看起來比較緊迫、重要，但是有些對你工作績效的長期影響很小。

有效管理時間的秘訣之一，就是專注于你完全可以掌握的項目。

四個象限矩陣：
1、重要且緊急：是具有立即完成期限的活動。包括處理危機(jī)問題、達(dá)到專案最后完成期限以及處理緊迫性的問題。
2、重要不緊急：是對你的工作績效有直接重要性，但可以延遲進(jìn)行的活動。它們是長期性的活動，包括計劃、培訓(xùn)、組織、準(zhǔn)備，以及危機(jī)預(yù)防等。
－－這類工作容易被忽視，但是卻相當(dāng)?shù)闹匾?br>3、緊急不重要：是有最終完成期限，但并不重要的活動，包括打電話、報告以及會議。
4、不重要緊急：是指需要花時間處理的日常瑣碎事務(wù)。包括閱讀有趣的郵件、打聯(lián)絡(luò)電話，以及進(jìn)行社交活動。

“重要但不緊急”的經(jīng)驗個案：
a、執(zhí)行計劃：每個星期五，我會將未完成的專案，分成子任務(wù)，并設(shè)定完成期限與時間表，好讓我可以控制時間，并避免緊要關(guān)頭的危機(jī)。
b、執(zhí)行計劃：美工設(shè)計師，利用一組固定范本來制作網(wǎng)頁。
c、安排時間：記錄任務(wù)的每個步驟，使自己有程序可遵循，從而提高速度。
d、進(jìn)行培訓(xùn)：取代“利用時間計劃工具，并不斷改寫報告，以便符合公司的標(biāo)準(zhǔn)”的工作作風(fēng)。

2.2 找出時間處理優(yōu)先事務(wù)
學(xué)習(xí)目標(biāo)：選擇為不緊急但卻重要的任務(wù)投入更多時間的方法。

.從活動議程中，確認(rèn)出排除緊急項目的方法；
.從活動議程中，確認(rèn)出可以減少浪費時間的事項；
.學(xué)習(xí)如何應(yīng)用柏拉圖原理，以有效運用時間。

為了有時間處理“重要但不緊急”的事務(wù)，需要從其它事務(wù)中榨取時間：
1、考慮“重要且緊急”事務(wù)。
采用3-D原則，決定什么“不要”做：
延遲（Delay）－－擱置一旁
授權(quán)（Delegate）－－轉(zhuǎn)交給它人處理
刪除（Delete）－－擺脫掉

2、最佳創(chuàng)造時間的方法，是排除掉不重要也不緊急的活動。
如，干擾；以外的訪客；不必要的會議；不重要的電子郵件訊息；冗長的電話交談；休息時間；屬下提出不必要的支援請求；網(wǎng)站瀏覽等。

三、計劃你的工作

3.1 善用計劃

制定計劃的方法：
a、利用周計劃表（靜態(tài)）
b、利用重點工作清單（動態(tài)）

計劃制定者關(guān)心的五個基本問題：
1、工作目標(biāo)是什么？
2、實現(xiàn)目標(biāo)需要做（工作單元）什么？
3、順序的重要性是什么？
4、完成每一個工作單元需要多少時間？
5、如何分配時間？

如何制定計劃？每天下班前，檢視下一個工作日的計劃，并做出修正；每周五的下午，仔細(xì)為下星期的工作活動，制定計劃。－－周計劃表

時間管理計劃：
a、周計劃：目標(biāo)，待辦事項1，代辦事項2，每日工作安排；
b、月歷：長期追蹤，長期的最終期限、協(xié)商和專案步驟；
c、彈性：周計劃只規(guī)定85％的時間。

如何制定周計劃：
第一步，寫下你的周目標(biāo)。考慮一下你的長期和短期目標(biāo)。
第二步，確認(rèn)出完成每個目標(biāo)所需從事的活動，并設(shè)定其優(yōu)先處理順序。
第三步，估計完成每項活動所需的時間，并在你的周計劃中，將這些活動分配到某一天。
第四步，確保在每天結(jié)束時，留下一小段時間，來檢查你第二天的計劃。

3.2 使用重點工作清單

重點工作清單與傳統(tǒng)的代辦事項之不同；
建立重點工作清單的必要步驟；
如何使用重點工作清單。

重點工作清單是代辦事項中的一種。它可以用來清點在一段短時間內(nèi)，所要做的工作，例如，一星期或一天。它無法追蹤長期任務(wù)、最終期限或?qū)０傅取；谶@個原因，大多數(shù)的人，就會將日歷和重點工作清單一起搭配使用。

如何制定重點工作清單：
第一步，寫下所有下星期必須完成的活動；
第二步，安排每個活動的優(yōu)先處理順序，以及預(yù)計的完成時間。
（劃分1到4的等級，完成時間以15分鐘為單位）

如何使用重點工作清單：
a、在每天工作結(jié)束時，重新分配優(yōu)先事務(wù)順序；
b、當(dāng)清單數(shù)目太多或50％已經(jīng)被刪除時，歸檔后更新；
c、擴(kuò)大清單，以包含備忘錄。

3.3 常見計劃上的錯誤

使你的工作計劃更有彈性；
確認(rèn)過度計劃的前兆，每天不超過三十分鐘；
讓大型專案的規(guī)劃變得容易。

大型專案由于其相關(guān)性、優(yōu)先順序以及步驟的順序，需要制定更多的計劃。

簡單確定步驟的方法，就是將專案中需要完成的子任務(wù)，寫在便利貼上，然后將它們按順序排列。為了解專案的附屬項目，在每一張便利貼中，寫下更多的訊息。寫下這個子任務(wù)需要由何事以及何人來完成。

四、有效的安排時間
學(xué)習(xí)目標(biāo)：確認(rèn)將工作計劃的安排，依每日分成時間區(qū)塊的價值。
注：如果每天的工作活動項目變動很大的話，考慮建立每周時間表，而不是每日時間表。

.將工作活動分類的方法；
.如何簡歷一個每日時間表，以便你每天依慣例來執(zhí)行你所分類的活動；
.建立你每日時間表的秘訣。

4.1 將工作生活分類
目標(biāo)：確認(rèn)如何有效減少從某一工作轉(zhuǎn)移至另一工作時，所浪費時間。

工作活動的類型：
a、能被打斷的：通常是例行性的短期任務(wù)，甚至有時還會未被注意到被打斷，如，打電話、閱讀電子郵件。
b、不能被打斷的，需要高度集中注意力，一旦被打斷，就要花很多的時間來重新適應(yīng)（至少15分鐘）：通常是長期的任務(wù)，如，準(zhǔn)備、組織、計劃和閱讀等。
保留特定的時段處理不能被打斷的活動！

另外一種有效分類的方法是，根據(jù)任務(wù)類型來分類。好處是可以幫助你建立一個簡單程序的慣例。

4.2 建立你自己的時間表
目標(biāo)：確認(rèn)建立每日時間表的必須步驟

Anthony J.D'Angelo 曾說：『將你90％的時間放在解決問題的辦法上，10％的時間放在問題上。』

第一步：確定例行的活動；
第二步，確定分類活動，或是哪些活動能夠被歸為一類，以便安排特點時段，來從事的活動。

為分類的活動安排時段處理
為例行活動安排時段處理
在同一時段執(zhí)行一組活動

每日時間表提供設(shè)計好的分類活動和例行活動應(yīng)該在何時執(zhí)行的資訊。

建立例行工作的建議和訣竅：
.優(yōu)先計劃大型活動類型；
.試著在頭腦最清醒的時候，進(jìn)行最重要的活動；
.保留許多未計劃的時間（1～2小時）；
.在活動群組中，排定優(yōu)先處理順序；
.如果正在執(zhí)行專案，要保留時段來執(zhí)行其步驟；
.為準(zhǔn)備、組織和計劃，保留時間（如會議前的準(zhǔn)備和會議后的整理等）。

4.3 有效運用你的時間表
目標(biāo)：確認(rèn)依每日時間表行事的訣竅。

訣竅一：遵守時間表，在指定的時間開始；
訣竅二：只在指定的時間內(nèi)工作；
嘗試發(fā)展有助于達(dá)成最后期限的技巧；將要處理的事務(wù)排定優(yōu)先處理順序。
訣竅三：控制干擾。
如，到另一個辦公室工作；關(guān)上門；關(guān)掉電話；背對門；關(guān)閉電子郵件；掛上請勿打擾的牌子。
(全文完)