今天提到文檔方案的問(wèn)題，正好我們的一個(gè)工程師也提出了協(xié)作問(wèn)題。指出目前團(tuán)隊(duì)協(xié)作方面的欠缺，同時(shí)應(yīng)該發(fā)現(xiàn)，目前對(duì)于文檔管理這塊，部門還是欠缺 的，雖然像某些服務(wù)單位已經(jīng)有了較為完善的文檔，但是由于獨(dú)立和修改次數(shù)的增多，如何確立一個(gè)“正確、標(biāo)準(zhǔn)”的版本成為一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題。而更大的問(wèn)題 就是文檔傳播的問(wèn)題。當(dāng)然，你說(shuō)工程師寫(xiě)好了文檔，放在這里，你來(lái)拿，或者我給你郵寄。首先，我們的工程師處于市內(nèi)各個(gè)地點(diǎn)，通訊交流有一定的阻礙，也不 能快速迅捷的復(fù)制文件，使用email更會(huì)造成郵件系統(tǒng)的資源占用，并且如果需要修改一處錯(cuò)誤，難道要群發(fā)郵件？
觀目前使用的知識(shí)庫(kù)，首先 僅僅按照服務(wù)地點(diǎn)來(lái)組合，就不是很科學(xué)的方法。文檔的建立，并不是為了記錄，而是為了查閱的方便。keso說(shuō)過(guò)，GoogleNotebook目前失敗在 于既不方便于存儲(chǔ)也不方便提取。目前查詢系統(tǒng)和分類界面都不是很令人滿意。所以服務(wù)文檔看似很多，但卻很少有人去查詢。
較為科學(xué)的分類方式，借鑒當(dāng)今比較火的web2.0的概念叫做tag（標(biāo)簽）,我們通過(guò)tag文檔，作為日后搜索文檔和查詢文檔的關(guān)鍵字。這個(gè)關(guān)鍵詞可以 是服務(wù)地，也可以是問(wèn)題類型等。這樣，一個(gè)文檔被貼上多個(gè)tag后存檔。比如：A單位，網(wǎng)絡(luò)，cisco。日后a單位網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題 在查詢的時(shí)候，輸入a單位，網(wǎng)絡(luò) 即可搜索到相關(guān)文檔。或許就是相同的問(wèn)題。比如我想了解關(guān)于cisco的問(wèn)題，那么同樣通過(guò)cisco tag，我們也可以了解到相關(guān)信息。當(dāng)然，如何組織tag的定義分類 對(duì)于快速搜索是很有幫助的。
另一個(gè)就是版本控制。當(dāng)一篇文檔以標(biāo)準(zhǔn)的 格式完成的時(shí)候，我們把它加入到存檔中。隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，必然會(huì)產(chǎn)生新的問(wèn)題或者對(duì)原有問(wèn)題有了新的看法。還有新的工程師發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題。那么就要去修改。共 享文檔自由修改雖然方便，但是版本控制就成問(wèn)題。如何確保不被錯(cuò)改，誤改？所以引入了“權(quán)威版本”的概念。比如一篇關(guān)于某系統(tǒng)的詳細(xì)文檔，經(jīng)過(guò)管理人員審 訂的初稿可以定為“權(quán)威版本”。日后如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或者有了新的解決需要更新，那么工程師可以立即去修改。但是這個(gè)修改并不影響到權(quán)威版本，當(dāng)修改稿被廣泛 接受或者經(jīng)測(cè)試無(wú)誤，則并入“權(quán)威版本”并相應(yīng)的版本號(hào)進(jìn)步。
版本控制其實(shí)在office中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但是很少有人關(guān)注，并且其應(yīng)用也受到一定的限制。并且由word組成文檔組并不利于迅速的搜索，對(duì)于常見(jiàn)問(wèn)題來(lái)說(shuō)，建立長(zhǎng)篇的大型word文檔不是一個(gè)很棒的選擇。
wiki系統(tǒng)自出生以來(lái)，就實(shí)現(xiàn)了協(xié)作、共享和查閱。所以基于這種特性，很是看好wiki在日后企業(yè)中的應(yīng)用。不僅僅是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目和文檔的管理，如果實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的權(quán)限控制，甚至可以實(shí)現(xiàn)組織和運(yùn)作的管理。
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的傳播，不僅僅是在局域網(wǎng)中，在任何地方，工程師們都可以訪問(wèn)到OA中的文檔，有效快捷的針對(duì)性查詢。在家里，可以系統(tǒng)地看到其他項(xiàng)目組的有條理文檔。
EA（Electronic Arts） 公司就在其內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了類wiki系統(tǒng)的組織管理和項(xiàng)目管理。