在前面的幾篇文章中，我們了解軟件項(xiàng)目驗(yàn)收管理在軟件質(zhì)量保障中的重要性以及工作內(nèi)容，怎樣做好軟件項(xiàng)目驗(yàn)收管理工作是本文的重點(diǎn)，山東省軟件評測中心根據(jù)多年驗(yàn)收管理經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了做好軟件項(xiàng)目驗(yàn)收管理的一些方法，希望能給大家?guī)韼椭?/p>
1、在軟件項(xiàng)目實(shí)施過程中注重里程碑的確定，制定階段性目標(biāo)
如果要做好一個(gè)軟件項(xiàng)目，完成項(xiàng)目的驗(yàn)收條件，主要還是以業(yè)務(wù)是否可用作為衡量的。不是一定得實(shí)現(xiàn)所有用戶的需求（這里指的是口頭上的需求，如果落實(shí)到文字上的還是要實(shí)現(xiàn)的），也不是只有將一些所謂的技術(shù)難點(diǎn)解決用戶就會(huì)同意驗(yàn)收，而是可以完成一定的階段應(yīng)用業(yè)務(wù)目標(biāo)。
進(jìn)行需求調(diào)研的時(shí)候就要主動(dòng)控制項(xiàng)目的邊界，將一個(gè)一個(gè)業(yè)務(wù)流根據(jù)客戶方的實(shí)際情況合理組織實(shí)施順序，形成軟件項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃中的里程碑點(diǎn)，明確達(dá)到里程碑點(diǎn)的條件，并得到雙方一致正式認(rèn)可。
沒有雙方高度達(dá)成一致的里程碑認(rèn)可，也就是沒有項(xiàng)目目標(biāo)約定，沒有目標(biāo)約定的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃一定會(huì)經(jīng)常變更內(nèi)容、變更初始設(shè)定目標(biāo)，導(dǎo)致計(jì)劃不可控制，更談不上驗(yàn)收。
很多人希望通過詳細(xì)的系統(tǒng)需求規(guī)格說明書來定義項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容和業(yè)務(wù)目標(biāo)，這是很有必要的，但需求規(guī)格說明書得到認(rèn)可并非是通過用戶審核就可以的結(jié)果，應(yīng)該想辦法讓用戶一起參與到需求規(guī)格說明書的制定過程中來，變成用戶自己推導(dǎo)出來的業(yè)務(wù)實(shí)施目標(biāo)，未來才不容易變形。
2、積極主動(dòng)地與客戶進(jìn)行溝通
項(xiàng)目中一定要有溝通策略，和高管如何匯報(bào)工作進(jìn)展，取得支持？和中層如何就業(yè)務(wù)目標(biāo)不斷確認(rèn)，逐步清晰？和基層如何就項(xiàng)目應(yīng)用操作模式達(dá)成一致，持續(xù)改進(jìn)？都需要通過溝通反饋完成。
溝通的作用對于高管是讓他們清楚項(xiàng)目一直按照目標(biāo)前進(jìn)，每個(gè)階段工作進(jìn)展是否順利，影響項(xiàng)目正常運(yùn)做原因是什么，需要哪些資源幫助。和高管溝通比較多的話，第一個(gè)好處是高管經(jīng)常聽匯報(bào)就知道項(xiàng)目進(jìn)展程度，可以安排反饋檢查，看是否具備項(xiàng)目所說的進(jìn)展，這樣一旦認(rèn)可了各個(gè)階段目標(biāo)后，最終要求高管簽字確認(rèn)也就順理成章了。
給高管匯報(bào)技巧就是簡潔明了，真實(shí)客觀，有理有據(jù)分析問題，提出對策建議請其決策即可。
中層往往是項(xiàng)目主要的推動(dòng)力量和實(shí)際執(zhí)行者，也往往是對具體業(yè)務(wù)需求最主要的要求者，他們對企業(yè)實(shí)際運(yùn)做過程最清楚，提出要求最具體，而且項(xiàng)目驗(yàn)收與否沒有中層的同意往往也是不太容易做到的。
往往通過前期業(yè)務(wù)調(diào)研只能對企業(yè)項(xiàng)目目標(biāo)有一個(gè)大的，宏觀的認(rèn)識(shí)，但如何細(xì)化并最終落實(shí)并非是一步到位的過程。因此在整個(gè)項(xiàng)目過程中，雙方項(xiàng)目組要不斷溝通，特別是企業(yè)中層溝通，才能逐步認(rèn)識(shí)越來越深刻，最終達(dá)成一致。
和基層的溝通主要體現(xiàn)對最終用戶的關(guān)懷，定期主動(dòng)和最終用戶溝通，消除一些怨氣，讓用戶能堅(jiān)持用下去，這個(gè)時(shí)候往往發(fā)現(xiàn)很多用戶真的是非常好相處，盡管軟件還有很多值得改進(jìn)的地方，但他們一旦認(rèn)可團(tuán)隊(duì)，反而會(huì)盡心盡力幫助推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)行。
目前一般要求每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目進(jìn)行中都要填寫詳盡的項(xiàng)目月報(bào)，反映項(xiàng)目的進(jìn)度，與計(jì)劃的偏差，完成的項(xiàng)目內(nèi)容，投入人力，目前項(xiàng)目存在的問題，以及預(yù)計(jì)項(xiàng)目下月的進(jìn)度等等。將進(jìn)度月報(bào)交部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理中心、總經(jīng)辦審閱。
類似地也要制定針對客戶的月報(bào)甚至是周報(bào)，將相關(guān)的信息反應(yīng)到客戶方的負(fù)責(zé)人，及相關(guān)高層。可以先發(fā)郵件，然后還要電話落實(shí)收到并口頭簡要匯報(bào)，特別是高管層，千萬不要以為發(fā)了就等于別人會(huì)去看，一定要口頭跟進(jìn)匯報(bào)一次，保證客戶各方面負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目進(jìn)展做到心中有數(shù)。
在項(xiàng)目的過程中，也需要注意平時(shí)做人的積累，比如要做到講誠信，講原則。主要是三條：1）做不到的事情千萬別隨意承諾；2）承諾的事情一定要努力做到；3）每次做到的事情都進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)。按這三條做事，即使在系統(tǒng)的使用過程中總會(huì)有這樣或那樣的一些不方便，用戶也會(huì)慢慢接受稍微長一點(diǎn)的響應(yīng)周期，也會(huì)用更多積極性眼光看現(xiàn)在的問題，也相信問題一定有人響應(yīng)，也一定可以得到解決。進(jìn)而使賣方和客戶之間形成一種較為和諧的關(guān)系。
3、寫好備忘錄和問題跟蹤記錄
在一個(gè)漫長項(xiàng)目周期中，很多工作做了也就做了，認(rèn)可了也就認(rèn)可了，時(shí)間一長也就忘記了很多承諾和約定，到了驗(yàn)收的時(shí)候就可能重新翻出來，這種事情很多人可能都經(jīng)歷過，明明說可以先不做的內(nèi)容最終驗(yàn)收的時(shí)候又成了必要條件。
每次備忘錄要口頭交流認(rèn)可后才打印簽字確定階段性工作成果。下次工作則根據(jù)前次備忘錄的雙方約定繼續(xù)進(jìn)行，保障項(xiàng)目在每次工作基礎(chǔ)上不斷前進(jìn)，并用備忘錄約束雙方的行為。
同時(shí)建議在收集項(xiàng)目出現(xiàn)的各種問題時(shí)，采用問題跟蹤記錄表的形式，這樣可以一目了然地顯示出曾經(jīng)收集到的各種問題，目前的解決情況，以及還有什么問題沒有解決，準(zhǔn)備什么時(shí)候解決。這樣客戶和賣方都會(huì)對目前的情況非常了解，通過不斷地解決出現(xiàn)的問題，來收斂可能出現(xiàn)的問題，當(dāng)存在的問題越來越少時(shí)，也就表示系統(tǒng)已經(jīng)在接近驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)了。
4、驗(yàn)收階段的準(zhǔn)備工作及注意事項(xiàng)
當(dāng)系統(tǒng)經(jīng)過一段試運(yùn)行，具備驗(yàn)收的各項(xiàng)條件之后，就需要著手驗(yàn)收階段的準(zhǔn)備工作了。首先需要把到目前為止完成的工作進(jìn)行一個(gè)總結(jié)，列出已經(jīng)完成的各項(xiàng)目工作成果、各類文檔，對合同以及各類約定的技術(shù)文檔中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行自查，要徹底了解系統(tǒng)目前完成的情況如何，是否已經(jīng)完成了與客戶方達(dá)成的各項(xiàng)書面約定以及口頭約定，沒有完成的，如果是書面約定，準(zhǔn)備采取什么策略去進(jìn)一步完成。
做一個(gè)詳細(xì)的驗(yàn)收計(jì)劃是非常必要的，可以用來作為驗(yàn)收階段的工作指導(dǎo)。這就需要與客戶進(jìn)行詳細(xì)的溝通，再次明確驗(yàn)收前需要完成的工作，盡量避免客戶方在此階段提出過多的更改需求，這是極為重要的。驗(yàn)收計(jì)劃中不光要有需要繼續(xù)完成的工作，還需要有一個(gè)相對固定的工期，使雙方都繼續(xù)朝著這個(gè)方向去努力，防止無限制的拖延。
項(xiàng)目驗(yàn)收對任何一個(gè)項(xiàng)目管理者都是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)，即使已經(jīng)采取本文提到的幾種手段，也不能保證項(xiàng)目能夠順利驗(yàn)收，本文中提出的這些建議，是希望能夠起到拋磚引玉的效果，希望各位同仁可以提出更多更好的方法來促進(jìn)項(xiàng)目如期驗(yàn)收。
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