線索、聯系人和客戶概覽
在CRM應用中有一個核心應用是將線索/潛在客戶轉化成客戶。在opentaps中的CRM應用，潛在客戶是在[線索]中做為線索創建的。一個線索是一個公司里的一個聯絡人且不能擁有更多的相關聯絡信息。在你進行線索篩選后，例如進行了電話跟進，你可以標記此線索有效。這時，當線索變成客戶，你可以將線索轉換成客戶客戶和一個聯絡人。你也可以為這個客戶客戶建立更多的聯系人信息。
注意如果你有關于同一家公司客戶的多個線索時，系統允許你建立它們為不同的線索，而把它們轉換成一個客戶客戶。線索轉換屏幕允許你選擇一個已經存在的客戶客戶。
這里沒有關于什么樣的線索可以轉換成一個客戶客戶的正式要求——你可以按照你自己的應用需求來進行調整。
技術性備注：做為一個客戶、線索或客戶，一個參與者必須擁有“Account”, “Contact”,或 “Prospect” 的PartyRole并需要與另一個參與者有一個PartyRelationship。因此，不滿足此要求的OFBiz參與者是不能做為一個account, lead, 或contact的。同樣，一個客戶客戶是一個OFBiz的PartyGroup，線索和聯系人是一個OFBiz Person。
客戶
在0.9.1版本之前，客戶所有者默認是可以管理客戶組，但不能為此客戶創建機會。因此，在你創建一個客戶后，你除了無法創建機會外可以做任何事。創建一個客戶組，且你在此組上有擁有完整的用戶（讀/寫）使用權限時，你可以創建機會。
在0.9.1版本之后，客戶所有者可以為其創建機會。
每個客戶可以擁有一個父級客戶，父級客戶可以在[創建客戶]或在修改時輸入。
客戶列表根據客戶名稱排序。
聯系人
在聯系人創建后，聯系人可以通過客戶主頁面上[新聯系人]菜單或是聯系人主頁面上的[新客戶]方式來加入到客戶上。
聯系人列表根據聯系人的姓/名排序。
線索
線索是一個原始狀態的聯系人/客戶信息。當一個線索進行轉換后，將后生成一個聯系人與客戶。
線索可以擁有父級對象。此父級對象應是一個已存在的客戶。
線索默認會被分配給線索創建者。
當你進行一個線索識別后，點擊[線索識別]來標識它已經通過“識別”。
當你轉換一個線索，你將被帶到一個屏幕并被詢問是做為一個新建客戶還是一個已存在的客戶的聯系人。如果此線索的公司已經被建立，選擇已存在的客戶。否則，保持此字段為空。線索中關于聯絡人的信息將會被轉換成一個聯系人。如果選擇了一個已存在的客戶，線索將轉換成它的聯系人。如果未選擇已存在的客戶，將會基于線索中的公司信息創建一個新的客戶，線索信息將成為此客戶的一個聯系人。
線索在轉換成聯系人/客戶時必須擁有公司名稱才會轉換成功。
注意：如果你在轉換線索時選擇了一個已存在的客戶，這時線索中的所有公司信息將會丟失。這包括：“公司名稱”、“年營業額”、“行業”…
在擁有關聯機會的線索進行轉換時，關聯機會同將會自動轉換成目標客戶、聯系人的機會信息。
如果你根據線索生成了一個新的客戶，線索中的聯系信息（地址、電話、電郵）自動轉換成客戶中的聯系信息。如果你基于一個已存的客戶進行轉換線索，則線索中的聯系信息不會拷貝到客戶中。
線索在未識別或轉換前可以被刪除（示例：還處于“新建”或“被分配”狀態）。在0.9.1版本前，你不能刪除任何擁有關聯活動（事件或任務，如電子郵件）的線索。
線索列表可以根據線索中的公司名稱、姓、名的任一項排序
合并線索/聯系人/客戶
從0.9.1版本開始，你可以將重復的線索/聯系人/客戶進行合并。使用左邊的快捷菜單中[合并___]鏈接并輸入從-和至- 線索/聯系人/客戶的partyId。頁面將會要求你進行確認，在你確認合并操作后，
合并特性中來源的線索/聯系人/帳戶信息可能不支持過多的數據。
機會
當機會剛建立時，階段是用于表明機會成功的概率，成功概率可以在以后進行修改，但是當它更新到一個新的階段，概率就會自動更新至新階段的概率。估計結束日期是用于提供機會未來預期情況。
一個機會只能在來源于一個帳戶但可以關聯多個聯系人。
在編輯/更新機會時，你必須屬于其所屬帳戶組，在帳戶上創建機會時，你一定有權限更新此帳戶。更新機會要求你填寫更改備注。
在版本0.9.1，機會可以在線索識別后創建一個機會。當線索轉換后，機會將同時關聯于帳戶與聯系人。
注意機會的“預測關閉日期”實際上存儲做為一個日期-時間（Java中的Timestamp類型），
機會階段的概率存儲于SalesOpportunityStage.defaultProbability字段
案例
案例必須創建關聯于至少一個帳戶或聯系人。一個案例可以有多個聯系人或帳戶關例，雖然現在沒有與之關聯的接口。
“我的案例”顯示所有分配給你的帳戶或聯系人相關的案例。它默認分配給用戶權限是：如果你被分配一個帳戶，而它有關聯的案例，那這個案例就屬于你。
更新案例時，你需要擁有相關的帳戶/聯系人權限。
將案例關閉需要特別的權限。
發送電子郵件
在帳戶，聯系人或線索的聯系人信息屏幕中，你可以點擊任何的電子郵件，將彈出一個發送郵件的屏幕。你可以輸入另一個電子郵件地址或查詢機會/案例。當你完成時，你可以點擊[發送]郵件或[保存以后發送]。[保存以后發送]將把電子郵件保存為收件人的一個待辦活動。在成功發送后，電子郵件將保存為活動歷史的一部分。
如果電子郵件地址不是收件人參與者的電子郵件地址，你將獲得一個錯誤。
注意[文本]和[超文本]按鈕將切換電子郵件MIME格式為文本與超文本，但當前超文本編輯器還沒有整合進來。因此，如果你打算使用超文本格式郵件時，直接通過粘貼或編寫html格式內容。已計劃提供一個整合瀏覽器的超文本編輯器。
篩選接收的電子郵件
在opentaps0.9.1，CRM/SFA應用可以篩選你接收的電子郵件，將它們保存為系統的通訊活動，且將它們關聯到你的用戶、聯系人、帳戶或線索上。配置此功能，首先應按照“Configuration and Setup”進行郵件容器的配置。接著編輯此文件
hot-deploy/crmsfa/servicedef/smcas.xml
把用于接收郵件的主機信息改正確后，重啟你的服務，系統將開始覽視你的主機并且保存新的電子郵件。它將根據郵件的來源電子郵件地址嘗試匹配你的帳戶/線索/聯系人，根據接收人/抄送電子郵件地址匹配你的CRM用戶。
在接收到一封新的電子郵件時，它將在系統中記錄為一個通訊事件（CommunicationEvent）。如果來源電子郵件地址匹配了一個參與者電子郵件地址（帳戶、線索或聯系人），它將被記錄為來源于參與者。如果接收郵件地址匹配另一個參與者的電子郵件地址，它將被記錄為發送給該參與者的電子郵件。（技術備注：CRM/SFA應用使用OFBiz storeIncomingEmail服務，當使用WorkEffort調用和關聯收件人做為WorkEffort的參與者）
新電子郵件做為關聯于參與者（帳戶、線索、聯系人）和接收者（用戶）的一個待辦活動創建。當你登錄至CRM/SFA應用時，你將可以在“待辦活動”列表中查看到你收到的郵件且在發件人（帳戶/線索/聯系人）的“待辦活動”中查看到它。你可以點擊這個活動查看電子郵件，這將把它標記為開始，當你完成時將把它標記為結束（技術備注：CRM/SFA應用將把電子郵件的通訊事件CommunicationEvent在你開始活動時標記為待辦“Pending”，結束時標記為完成“Complete”）
未關聯到任何參與者的電子郵件將保存在系統中。你可以使用參與者管理應用來進行手工篩選。在[Party]>[Comm]查詢類型為“自動電子郵件”狀態為“未知參與者”的通訊事件。然后編輯它們關聯至系統用戶，標記它們為“完成”。
活動
這里有兩種活動類型：任務和事件。事件用于顯示在日歷中的會議。任務是電話、電子郵件或不顯示在日歷中的普通任務。在你初次登錄時可以在“我的起始頁”中顯示待辦活動列表，它們包括事件與任務。
事件可以通過日程（點擊時間圖標）或帳戶、聯系人、線索、案例、機會屏幕兩種方式創建。任務只能在后者或任務列表中創建，因為它們是不在日歷中顯示的。
當你創建一個活動時（任務或事件），你可以輸入計劃的起始日期/時間和持續的期間。如果用戶在此期間將會忙于處理此事，則點擊“忙”或“離開”。如果有另一個任務或事件已經在使用此時段并標記為“忙”或“離開”，將會產生一個錯誤信息。如果你堅持要使用此時估，點擊“忽略日程沖突”。當你更新事件時，你一樣需要設置“忽略日程沖突”如果它與已存在的事件時間沖突。
記錄一件已發生過的活動時。這些活動將會創建做為完成的，用戶也會要求輸入實際的開始與結束時間。
為計劃某事創建一個新的活動，事件或任務時，用戶輸入計劃開始時間和結束日期。原狀態為“計劃”的事件可以為“已確認”。當確認后，你可以在事件中加入參與者并通過發送郵件邀請他們。加入一個參與者自動確認他們。邀請他們發送發送電子郵件。輸入的備注將被包含在其中，而且這個電子郵件將包含兩個鏈接：接入與拒絕。
如果參與者已經在相同時段置“忙”于另一個事件或任務，他們是無法加入到事件中。如果未設置狀態，則此段時間被假設為可用。
當你擁有自己的事件時，你可以在發生期間內（開始至結束時間）內把它標記不“已完成”。
還有一個任務創建為“已計劃”時，當用戶準備開始此活動，更新任務至“已開始”且輸入開始時間。如果未輸入時間，系統將記錄當前時間做為開始時間。類似地，當用戶準備標記它完成時（“已完成”），如果未輸入時間，系統將記錄當前時間做為完成時間。
至于一封電子郵件，當你點擊[發送電子郵件]系統將記錄它作為開始時間。當你點擊[發送]，系統記錄它作為結束時間。如果你保存以后發送，此活動將不會記錄它為完成直至你實際發送此郵件。
當查看活動時，你將在上面查看到活動的詳細內容，在中間的關聯的活動參與者（帳戶/聯系人/線索/組成員）、如果這是封電子郵件，電子郵件在下方。注意OFBiz設計為允許每個work effort中允許多個通訊事件，但我們在活動中只顯示其中的一個。這個概念稍微有點落后：在OFBiz，你創建work effort作為“項目”并與很多電子郵件并進行關聯。在這里，work effor用于分離的“任務”，如發送一個電子郵件。你可以創建work effort作為項目，但它可以分離成調用子任務。它在Workeffor Manager中支持，但在CRM/SFA中沒有這樣的用法。
當你記錄電話或電子郵件時，“呼入/呼出”標志參與者是主動方還是被動方。
參與者列表顯示任務或事件的參與者（帳戶/聯系人/線索），當前只有日程擁有者（如活動的創建人）可以更新參與者可用狀態及增加/刪除他們。未來版本可能會改變這點限制。
查詢活動將顯示那些已完成的活動或任務列表。
當事件被取消，它將不再顯示于日歷中。
預測
銷售預測使用機會概率和數據來計算在未來時間段的預期銷售額。預測來源于機會的計算，每個銷售員預測基于自己的客戶機會和線索相關聯的機會計算。與其相關的任何客戶和已確認的線索可以用于計算預測。因此，所有銷售員銷售預測合計將超過整個公司的銷售預測，因為很多銷售員擁有相同的客戶，為了獲得公司的預測，每次只一個增加銷售經理而且每個客戶和線索只計算一次。
所有銷售員可以創建自己的預測和輸入他的銷售定額。只有銷售經理可以創建組/銷售區域的預測。當前每個銷售員只能創建自己的預測。
創建你自己的預測，選擇[創建預測]并選擇相應的季度來創建。只有未關閉的季度，即在還未到結束日期的季度可用于創建預測。
你將會被要求輸入此季度的按月銷售定額。當你完成后，點擊[創建]。你的銷售定額將輸入進系統且按月/季度的預測將會被創建軍。每個月的銷售預測計算基于：
1． 成交金額=此月狀態為“已關閉”機會金額累計
2． 最好金額=預計在此月關閉的機會金額累計，不管當前的階段
3． 預測金額=所有高于最低概率的機會金額*概率的累計金額。最低門檻定義于crmsfa.properties配置文件中.
季度預測是基于月度預測的累計。
查看任何的預測需要特別的權限。否則，你只能查看你自己的預測。
如果你擁有查看別人預測的權限，點擊[查詢預測]可以查詢其它人的預測。你可以根據組成員或時間段來進行查詢。查詢的預測是按季度的。
默認的，只有銷售經理或管理員可以修改已存在的預測。修改一個預測，點擊預測的月份，輸入修改后的定額，填寫更改備注，然后點擊[修改]。此月和季度的預測值將會被修改。
每當預測被修改，舊的版本將會被保存為歷史。當查看預測時，你可以查看整個的預測修改歷史（包括舊版本的修改日期與定額、最好預期和預期）
當一個時間段正式關閉或已結束，對應的預測不允許再修改。
如果在一個時間段已創建一個預測，當新的機會創建或已存在的機會更新時，它將自動更新。與該機會相關的客戶/線索相關的預測成員將會自動更新。如果機會預計關閉日期被移至一個新的時間段，受影響的預測將會更新。然而如果機會移動到一個未建預測的時間點時，新的預測將會自動建立。
報價
報價部分允許你為自己的客戶查看和創建報價。關鍵特性包括根據報價名稱、類別、狀態查詢報價；創建報價；根據報價創建訂單。注意這些屏幕同樣是“訂單管理”中的報價屏幕的一部分。
報價的重要功能包括：
• [查詢報價] –查詢報價信息
• [查看報價] – 查看報價的摘要信息
• [報價] – 管理報價的表頭信息，包括客戶與倉庫
• [報價細項] – 增加/刪除報價項和修改它們的價格
• [創建訂單] – 根據報價內容創建訂單
訂單
訂單部分允許你在CRM/SFA應用中查詢訂單或創建新訂單。
0.9.x版本的訂單頁是基于OFBiz訂單管理導入的，可以在“General Overview”中查看相應的詳細文檔。
1.0.x及之后版本的訂單頁重寫支持訂單的輸入和查詢。你可以在此頁中為客戶創建和查詢訂單。
“我的訂單”頁用于顯示當前登錄用戶的訂單。
你可以客戶詳細信息屏幕中的訂單頁中使用快速創建訂單，或直接使用[創建訂單]鏈接來創建一個新的訂單。
如果你使用快速創建訂單，你必須輸入客戶、訂單名稱，和要求發貨日期。你可以輸入一個產品id，系統將會加入數量為1.0此產品進入你的訂單。
注意在訂單管理中“要求發貨日期”與“發出日期”是相同的。它不是訂單管理中的“要求發貨日期”。那個字段在現階段不支持。
當你輸入所有的訂單項目后，點擊[完成訂單]。你將查看到一個要求你為每個訂單項選擇發貨目的地與方式的屏幕。在你確認后，系統將自動創建多組分離的目的地與發貨方式的發貨組。
其它的訂單項屏幕與訂單管理中的相同。
訂單項產品倉庫配置于config/crmsfa.properties文件中。當前CRM訂單項系統支持每個訂單項只來源于一個產品倉庫。這次不支持產品目錄。
市場
市場頁準備用于不同的市場相關的功能。當前只有系統中的調查列表及允許你查看這些調查反饋的結果。
服務調查
這里有一個獨立的web應用用于發送客戶調查、投票。當前，這是一個非常簡單的web應用可以用于顯示調查，收集反饋然后向客戶答謝。
你可以在內容管理中創建調查，然后通過以下地址訪問它：
http://www.mysite.com/surveys/control?surveyId=${surveyId}
其中${surveyId}是你的調查在內容管理中的ID
你可以通過crmsfa/webapp/surveys/子目錄中的文件來定制它。
OFBiz
你可以通過crmsfa.properties中的“crmsfa.tab.ofbiz.show”參數來啟用/禁用顯示返回至OFBiz鏈接，如果啟用，你將在標簽頁中查看到OFBiz的鏈接。
如果你打算為你的用戶設置訪問OFBiz應用權限，請查看Security Documentation了解更詳細的內容。
技術備注：同其它應用整合
報價，訂單和市場頁實際上是重用訂單管理與內容管理（調查）中的屏幕，它們是這樣做的：
1. 在CRM/SFA應用中創建裝鈰頁面
2. 在web.xml中設置對應應用main-decorator-location 參數，這樣這些屏莫在CRM/SFA應用中調用時，它們將使用CRM/SFA中的屏幕樣式來替代原來的樣式顯示。
3. 從原來的controller.xml中復制相關的view- 和 request-maps到 CRM/SFA應用中的controller.xml
4. 在訂單項中，原來訂單管理中客戶的鏈接是鏈接至Party Manger的，而在CRM/SFA中應將參數修改至客戶頁面。
本文檔譯自opentaps v0.9 manual,本人翻譯,歡迎轉載,請注明出處.