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工作流管理信息系統(WMIS)
謝志宏 范植華
1．傳統MIS技術的"優"與"劣"
---- 傳統MIS 技術應用已經十分廣泛， 大家所熟悉的鐵路與民航的訂票系統， 銀行的帳戶系統， 企業的財務軟件， 物資， 銷售， 人事管理軟件， 甚至最近逐漸興起的大型的企業管理軟件ERP ，都是MIS 技術的不同應用。 這樣的系統有一個共同點， 那就是很好地滿足了單一用戶處理單一任務(單一角色) 的應用需求。也就是說鐵路出票員只需要做一種操作， 出票。如果一個用戶需要處理多種任務， 擔任多種角色， 那么這種技術所提供的解決方案會讓用戶感到難以學習，難以操作。 此外， 傳統MIS 技術也難以很好的實現流程性系統， 所謂流程是指一項工作分為不同階段由不同的人來協作完成。 但是現實當中， 一個用戶擔任多種角色的情況還是很多的， 流程性系統也是常見的， 這就呼喚新的技術來解決這一難題。
2．應用需求
---- 在過去，如果要把數據庫應用流程化，是很難實現的，因為在通常情況下，流程性軟件是用Lotus Notes 開發的，而數據庫應用軟件則采用 Power Builder 或 Visual Basic這類快速開發工具來開發。 由于兩類程序使用不同的開發平臺，因此無法將兩者統一起來。
---- 然而在實際應用中，數據庫應用流程化的要求是普遍存在的， 因為任何企業或機構的業務都是由不同環節的業務流程組成，用戶既希望軟件系統能解決獨立環節的業務問題，也希望系統能自動將各個環節串聯起來， 使一個環節工作成果能自動被下一個環節利用， 這就是最基本的工作流需求。從另一方面來說，每一個環節常常需要采用數據庫技術來解決問題，這就帶來了在工作流中應用數據庫技術的要求。
---- 以某檢察院的辦公辦案系統為例，該項目中用戶需求呈現出明顯的數據庫應用流程化傾向。一個案件從接案、立案、偵查、起訴到執行，全部由不同的部門完成。在這里，案件的基礎數據，如案犯情況、舉報人、舉報線索等都存儲在數據庫中，便于數據的多次重復利用和查詢統計。 傳統的數據庫軟件可以完成各部門、各環節的單獨處理， 但在這個實例中，各個環節并不是獨立的，而是相互關聯的，后面環節的事件既不能比前面環節的事件發生早，也不能延遲過多，因為存在法律時限，并且流程中存在循環。 再者，每個部門的流程種類很多，每個工作人員可能要處理多個環節上的任務， 這使得使用者必須在復雜的菜單系統中來回尋找各種功能、進行多次查詢，這樣的系統勢必讓用戶學習困難，使用困難，難以滿足用戶的需求。
檢察院案件處理簡化流程圖(實際流程圖遠為復雜)
---- 再以某電站維修管理信息系統為例，該系統以一個國外商業套裝軟件為基礎。 該套裝軟件涵蓋企業設備維修管理的各個方面， 包括設備與備件、參數與測量、故障與風險、倉庫與采購、維修策略與優化、工作過程跟蹤、工具與人力調度。
----其中，工作過程跟蹤模塊用來解決客戶的維修工作票管理系統。 然而工作過程跟蹤模塊非常復雜，流程中每個環節都分得很細，但環節上的任務比較單一。
電站維修工作過程簡化流程圖(實際流程圖非常復雜)
3．解決方案: 電子郵件 + 數據庫 = 工作流管理信息系統(WMIS)
---- 工作流管理信息系統實際上是利用電子郵件來串聯一項工作的不同階段，各階段的工作通過相應的電子表格體現出來，這些表格包含完成這些工作所需的信息。每位員工收到表格后，將填寫該項工作當前階段的各個輸入選項；當一個表格的各個輸入項被填寫之后，該表格就以電子郵件形式發送給下一階段的工作人員；下一階段的工作人員將會在他們的郵箱中看到自己所負責工作的當前狀況， 并且可以選擇其中任意一項工作(郵件)展開下一步， 即打開下一步工作應當填寫的表格。 這樣，整個工作流程就表現為一系列電子郵件， 而這些電子郵件中顯示和輸入的數據都來自數據庫。
---- 最新的工作流技術能把數據庫技術和基于電子郵件的流程管理技術結合起來， 既能在郵件中訪問企業的業務數據， 又能在數據庫軟件中生成相關的郵件。這種結合MIS 技術和工作流技術的新技術可稱為"工作流MIS (WMIS)"。 在實際應用中，計劃人員既可以在企業管理信息軟件(MIS)也可以在電子郵件軟件中生成采購申請郵件， 然后發給有關負責人；負責人收到郵件后，可以直接在郵件上答復申請，在答復時他還可以通過超連接跳轉到MIS 中去察看有關細節。 一旦申請郵件被答復，計劃人員不僅能在MIS 中看到批準狀況，也可以在郵件箱中看到答復意見。 此外，負責人在答復的同時還可以根據申請，自動產生一些相關的協同工作并分派給其他的人。有關WMIS 的更多資料可參考http://wkflwMIS.topcool.net/index.html。
4．解決方案 樣板
---- 下圖中以設備維修管理系統工作票管理模塊為例顯示了WMIS的用戶界面. 使用這種解決方案后日常工作都以電子郵件的形式統一的顯示在用戶的收件箱中. 用過電子郵件軟件Outlook 的人可能知道, 在Outlook中可以利用文件夾和視圖來組織安排和顯示郵件, 另外當有電子郵件到來時Outlook 還會自動顯示提醒和發出聲音. 對這些特殊的郵件也可以利用這些功能, 這樣必定會使那些擔任多種角色, 處理多種任務的用戶不在面對一大堆菜單而發憷, 必定有益于幫助提高我們的計算機應用水平.
---- 下圖中顯示了在Outlook 電子郵件中集成了數據庫技術后的用戶界面, 這不是很像大家常見到的某個MIS 軟件的界面嗎? 是的. 可是這同時又是在電子郵件中, 其中顯示了您的上一階段的人所做的工作(在Work Approve 頁面上), 當您完成了您本階段的工作后, 您就可以把它發送給下一階段的同事, 他收到并打開您的郵件后系統就會自動展開為下一階段的工作所定制的用戶界面來完成他要做的工作.
---- 解決方案 樣板難以在一篇文章中詳細描述, 有關WMIS 的更多資料請參考http://wkflwMIS.topcool.net/index.html.
5．WMIS 的優勢
---- 工作流管理信息系統的主要優勢體現在以下幾個方面：
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降低勞動強度，提高工作效率
WMIS使用時不需要像在傳統數據庫應用軟件中那樣在許多不同的窗口，菜單及對話框中尋找、查詢， 只需要在一個統一的收件箱查找所有尚待完成的各項工作。這一特點對企業領導特別有用， 因為領導往往需要審批多種類型的工作文書。
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高度自動化、協作化
WMIS可以大大減少重復勞動。它通過郵件傳遞信息，用數據庫存儲信息，因而不再需要人工傳遞文書，并且前一階段工作輸入的信息可以自動被下一階段工作利用。
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無紙化辦公
許多電子郵件軟件，如Outlook、Lotus Notes等都具備數字加密和數字簽名功能，經過數字簽名的郵件可以保證其內容的不可更改性和來源的真實性。實際上，數字簽名可以實現較普通印章更為可靠的證明功效，而且更加方便也更容易得到驗證。
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易學易用
只要會使用電子郵件軟件，就能使用WMIS，從而大大減少了培訓工作量。這對用戶和開發商都有利。此外，用戶可以利用Web 瀏覽器訪問電子郵件信箱，這將大大降低對客戶端的軟硬件配置要求。通過工作流監控機制，用戶可以發現流程的瓶頸，從而為重新整合企業的業務流程提供依據。
6．WMIS的應用領域
---- WMIS應用領域非常廣泛， 包括政府機關(檢察院、海關、稅務、專利審查、基金管理等)、工廠、保險索賠處理、投資管理、貸款申請等領域，都可以用工作流信息管理系統代替傳統的信息管理系統。