既然沒有WBS，就沒有項目管理，如何制定正確的WBS就成為項目經理管理項目的核心了。每個項目管理比較成熟的公司，針對不同類型的項目都有一定的WBS的模版，供項目經理參考。對于復雜的大項目，IBM公司建議的WBS制作流程如下：
1、制定工作產品清單(PL)。工作產品(Working Product)是項目需要產出的工作結果，可以是項目最終交付成果的組成部分，也可以是項目中間過程的產出結果。以軟件開發為例，軟件中的用戶管理模塊是最中軟件產品的一部分，軟件的需求分析文檔是軟床過程中的文件，都是軟件開發這個項目的工作產品。工作產品有大有小，有的相互關聯，有隸屬的關系。列出工作產品清單的過程，可以是頭腦風暴的方法，項目組共同完成。
2、制定工作產品分解結構(PBS)。工作產品大大小小列出了很多，大型項目有幾百項，幾千項。工作這些工作產品的屬性和關系，用結構化的方法組織這些工作產品，形成一個自頂向下的逐級細分的工作產品分解結構(PBS：Product Breakdown Structure)。這就是制造業內的產品物料表(BOM)，說明一個產品有多少個零件組成。
3、制定工作任務分解結構(WBS)。有了PBS，只要把獲得工作產品的任務明確，就可用根據PBS的結構，得到WBS了。注意同樣的PBS，可用有不同的WBS，因為獲得同樣工作產品的任務可以是不同的。例如軟件開發中的用戶管理模塊，是PBS中的工作產品，對于到WBS中，可以是不同的任務，一種是采購一個用戶管理模塊，另一種可以是項目小組開發一個用戶管理模塊。
4、制定組織分解結構(OBS)。WBS中的任務確定了，完成任務的責任人也就可以明確了。因此由WBS則可以形成整個項目的組織分解結構，由那些人來完成項目的任務，得到工作產品，并完成項目。
其中的關鍵是分解的結構，PBS、WBS和OBS是同一個結構，只是從不同的角度來闡述這個結構。關于這個結構的分解方法，常用的有組件分解方法和過程分解方法。典型的組件方法就是制造業中把一個完整的產品，逐級分解到零件。典型的過程分解方法可以是軟件開發從需求到設計、編碼、測試的一個過程。項目分解中，這兩種方法往往交替使用，其最終是把項目分解到一個個具體和細小的工作任務。
結構化，是WBS的另一特點，是為了對任務進行管理。