Posted on 2013-12-28 10:34
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如何高效的進行會議 相信每個人都希望了解
沒有人因任何的因素喜歡開會。其實很多情況下，大部分的人都認(rèn)為一些的會議都在浪費時間。那么，如何提出會議中的哪些浪費時間的方面，留下精華部分？讓我們嘗試下將會議時間壓縮到22分鐘，我個人認(rèn)為這是目前所能看到的最容易做到而且有效的方法。
目錄：1，計劃組織22分鐘的會議。2,有明確的議程和目標(biāo)。3，在3天前發(fā)送會議相關(guān)的內(nèi)容以及邀請。4，準(zhǔn)時開始。5，站立著進行會議。6，不要用筆記本，但記得帶紙筆。7，嚴(yán)禁帶手機。8注意！記錄所有和話題相關(guān)的反饋。
1，計劃組織22分鐘的會議
誰規(guī)定所有的會議時間需要花半個小時甚至一個小時？這個有何數(shù)據(jù)依據(jù)？當(dāng)然沒有。其實，這點時間留給人們?nèi)リU述、辯論自己的觀點顯然不足夠。因此反過來講，也不可能所有的會議在22分鐘之內(nèi)搞定。
但你可以嘗試盡可能講會議時間控制的越來越短，而不是越來越長。
2，有個共同的議程
有個明確目標(biāo)的議程將會使會議錦上添花、有的放矢。可以考慮在白板上寫出議程的內(nèi)容，同時加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點，由此不斷提醒大家我們這個會議需要達到什么樣的目標(biāo)。
a：白板或PPT寫上議程內(nèi)容。
b：跑題時會議主持人立即阻止。
c：會議開始前明確本次會議的各環(huán)節(jié)時間安排。
3，提前3天發(fā)送邀請和相關(guān)必讀內(nèi)容
雖然這可能是會議組織者的負(fù)擔(dān)，但這能為組員降低盡可能小的成本。
千萬不要讓會議變成“大家盡可能得先了解文檔中的內(nèi)容，然后必須提交相應(yīng)的作業(yè)”等這種情況。
時間、議題、會序
4，準(zhǔn)時開始
會議準(zhǔn)時開始的這種情況發(fā)生的幾率有多少？實際情況是幾乎沒有。你可能會說，部分的情況可能是由于Outlook等程序可能沒有設(shè)置足夠的提醒時間的問題。當(dāng)然純粹依靠軟件是不靠譜的，甚至我建議你可以使用便簽等“土辦法”。
同時22分鐘的時間對于個人而言，也可以當(dāng)做是做個緩沖休息時間。
5，站立會議
舒適的椅子會讓人“變懶”，而同時站立著開會能提醒大家目標(biāo)是不是需要說明或者補充。
“混亂的站立會議”同時，你需要保持你的觀點，如有必要請保持沉默，將它留到會議外去單獨處理。
6，不要帶筆記本，但記得帶紙筆
如果你承諾會議會再22分鐘之內(nèi)搞定，那么久乜嘢必要帶其他無關(guān)的物品。紙和筆會讓你的頭腦清醒，也有利于分工，一個人討論問題，另一個人記錄。
7，同時禁止帶手機
8，注意！記錄所有的話題相關(guān)的反饋
會議支持者記錄所有應(yīng)該注意的點；同時，應(yīng)該避免這些話題不會離會議本身的議題太遠。
9，盡可能快的發(fā)送會議記錄
22分鐘并不長，但你應(yīng)該盡可能快的發(fā)送相關(guān)的會議記錄，組織并計劃下個會議。
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