Posted on 2013-12-28 10:34
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如何高效的進(jìn)行會(huì)議 相信每個(gè)人都希望了解
沒有人因任何的因素喜歡開會(huì)。其實(shí)很多情況下，大部分的人都認(rèn)為一些的會(huì)議都在浪費(fèi)時(shí)間。那么，如何提出會(huì)議中的哪些浪費(fèi)時(shí)間的方面，留下精華部分？讓我們嘗試下將會(huì)議時(shí)間壓縮到22分鐘，我個(gè)人認(rèn)為這是目前所能看到的最容易做到而且有效的方法。
目錄：1，計(jì)劃組織22分鐘的會(huì)議。2,有明確的議程和目標(biāo)。3，在3天前發(fā)送會(huì)議相關(guān)的內(nèi)容以及邀請(qǐng)。4，準(zhǔn)時(shí)開始。5，站立著進(jìn)行會(huì)議。6，不要用筆記本，但記得帶紙筆。7，嚴(yán)禁帶手機(jī)。8注意！記錄所有和話題相關(guān)的反饋。
1，計(jì)劃組織22分鐘的會(huì)議
誰規(guī)定所有的會(huì)議時(shí)間需要花半個(gè)小時(shí)甚至一個(gè)小時(shí)？這個(gè)有何數(shù)據(jù)依據(jù)？當(dāng)然沒有。其實(shí)，這點(diǎn)時(shí)間留給人們?nèi)リU述、辯論自己的觀點(diǎn)顯然不足夠。因此反過來講，也不可能所有的會(huì)議在22分鐘之內(nèi)搞定。
但你可以嘗試盡可能講會(huì)議時(shí)間控制的越來越短，而不是越來越長(zhǎng)。
2，有個(gè)共同的議程
有個(gè)明確目標(biāo)的議程將會(huì)使會(huì)議錦上添花、有的放矢?？梢钥紤]在白板上寫出議程的內(nèi)容，同時(shí)加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點(diǎn)，由此不斷提醒大家我們這個(gè)會(huì)議需要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。
a：白板或PPT寫上議程內(nèi)容。
b：跑題時(shí)會(huì)議主持人立即阻止。
c：會(huì)議開始前明確本次會(huì)議的各環(huán)節(jié)時(shí)間安排。
3，提前3天發(fā)送邀請(qǐng)和相關(guān)必讀內(nèi)容
雖然這可能是會(huì)議組織者的負(fù)擔(dān)，但這能為組員降低盡可能小的成本。
千萬不要讓會(huì)議變成“大家盡可能得先了解文檔中的內(nèi)容，然后必須提交相應(yīng)的作業(yè)”等這種情況。
時(shí)間、議題、會(huì)序
4，準(zhǔn)時(shí)開始
會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始的這種情況發(fā)生的幾率有多少？實(shí)際情況是幾乎沒有。你可能會(huì)說，部分的情況可能是由于Outlook等程序可能沒有設(shè)置足夠的提醒時(shí)間的問題。當(dāng)然純粹依靠軟件是不靠譜的，甚至我建議你可以使用便簽等“土辦法”。
同時(shí)22分鐘的時(shí)間對(duì)于個(gè)人而言，也可以當(dāng)做是做個(gè)緩沖休息時(shí)間。
5，站立會(huì)議
舒適的椅子會(huì)讓人“變懶”，而同時(shí)站立著開會(huì)能提醒大家目標(biāo)是不是需要說明或者補(bǔ)充。
“混亂的站立會(huì)議”同時(shí)，你需要保持你的觀點(diǎn)，如有必要請(qǐng)保持沉默，將它留到會(huì)議外去單獨(dú)處理。
6，不要帶筆記本，但記得帶紙筆
如果你承諾會(huì)議會(huì)再22分鐘之內(nèi)搞定，那么久乜嘢必要帶其他無關(guān)的物品。紙和筆會(huì)讓你的頭腦清醒，也有利于分工，一個(gè)人討論問題，另一個(gè)人記錄。
7，同時(shí)禁止帶手機(jī)
8，注意！記錄所有的話題相關(guān)的反饋
會(huì)議支持者記錄所有應(yīng)該注意的點(diǎn)；同時(shí)，應(yīng)該避免這些話題不會(huì)離會(huì)議本身的議題太遠(yuǎn)。
9，盡可能快的發(fā)送會(huì)議記錄
22分鐘并不長(zhǎng)，但你應(yīng)該盡可能快的發(fā)送相關(guān)的會(huì)議記錄，組織并計(jì)劃下個(gè)會(huì)議。
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