Posted on 2008-04-23 15:53
詩特林 閱讀(974)
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Java與外企
在外企，深深的體會到Email的重要性，特別是對項目經理而言，Email幾乎是每天必用的工具。
總結了一下，Email的作用無外乎以下幾點：
1.正式便捷的溝通方式
打電話、面談固然重要，但是Email是文字上的，更顯得正式。特別是項目上的申請、報告、通知等等，一封簡明流暢的email很容易反映出你的工作能力。尤其是給老板的，老板沒有時間事事聽你匯報，及時寫封詳盡的email給他，會起到更好的效果。如果項目涉及海外公司同事的話，email的重要性就更不言而喻了。
2.最好的工作記錄
在項目的執行過程中，形成用email與團隊溝通的習慣，會幫助項目經理理清思路，并記錄一些細小的事，以便日后參閱。好的項目經理應該能夠把自己的郵箱轉化為項目管理文件夾。
3.最好的“打官司”的證據
特別是同一件事可以involve多個人進來，即copy to 多個人，這恐怕是最便利且正式的聲明方式了。當然，收信人不一定看你的信件，沒關系，發完后打個電話，并且有必要的話，發信時CC給老板，你的職責就算盡到了，對方不做是他的事，日后有了問題，Email就是最好的憑證了。盡管這樣有點那個了，但是辦公室就是這樣現實的，為了避免扯皮，首先要打好預防針。
很多人認為發email是浪費時間，一方面是英語不過關，在這里我只能說要在外企做項目經理，這是必備的能力，不要擺出一副中國人不稀罕用外語的架勢來，既然來給鬼子打工，先練好鳥語再說。
另一個誤解email的原因恐怕就是不會寫，這里說不會寫是指不會寫有效的郵件。郵件怎樣才算有效呢？
首先要短小，言簡意賅。email畢竟不是年終報告，用不著湊字數，盡量讓收信人不要按Pagedown就能看完。
其次要清楚明白，盡量分個1、2、3說問題，不要幾件事揉成一團。
最后要有的放矢，善用CC功能，將相關的人都抄送到，以示提醒，不相關的絕對不要爛抄送。bcc標識暗送，如果你收到一封bcc的郵件，表示發件人希望你知道此事，但不希望真正收信人和CC的人知道“你知道這件事”，呵呵，有點繞啊。