中華人民共和國國家標準
國家行政機關公文格式
GB/T 9704-1999 代替 GB/ 9704-1988 Layout key for official document of administration
前 言
1 范圍
2 引用標準
3 定義
4 公文用紙主要技術指標
5 公文用紙幅面及版面尺寸
6 公文中圖文的顏色
7 排版規(guī)格與印制裝訂要求
8 公文中各要素標識規(guī)則
9 頁碼
10 公文中表格
11 公文的特定格式
12 式樣
前 言
本標準根據國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關規(guī)定對 GB/T 9704－1988 進行修訂。本標準相對 GB/T 9704－1988 作如下修訂：
?。?）將原標準名稱《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》；
?。?）刪去原標準中的引言部分；
（3）刪去原標準中與公文格式規(guī)定無關的一些敘述性解釋；
（4）對公文用紙的幅面尺寸作了較大調整，將國際標準 A4 型紙作為用紙紙型；刪去國內 16 開型紙張的相應說明；
?。?）對公文用紙的頁邊尺寸作了較大的調整；
?。?）不設各標識域，而按公文眉首、主體和版記三部分各要素的順序依次進行說明；
?。?）增加了公文用紙的主要技術指標；
?。?）增加了印刷和裝訂要求；
?。?）增加了每頁正文行數和每行字數以及各種要素標識的字體和字號；
?。?0）增加了主要公文式樣。
本標準中所用公文用語與《國家行政機關公文處理辦法》中的用語一致。
本標準為第一次修訂。
本標準由國務院辦公廳提出。
本標準起草單位：中國標準研究中心、國務院辦公廳秘書局。
本標準主要起草人：孟辛卯、房慶、李志祥、劉碧松、范一喬、張榮靜、李穎。
1 范圍
本標準規(guī)定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。
本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文。其他機關公文可參照執(zhí)行。
使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規(guī)定執(zhí)行。
2 引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
?。℅B 148－1977 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸）
3 定義
本標準采用下列定義。
3.1 字 Word
標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。
3.2 行 line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以 3 號字高度加 3 號字高度 7/8 倍的距離為一基準行。
4 公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為 60g/m2~80g/m2 的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為 85％~90％，橫向耐折度≥ 15 次，不透明度≥ 85％，pH 值為 7.5~9.5。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5.1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用 GB/T 148 中規(guī)定的 A4 型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見 GB/T 148。
5.2 公文頁邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）
6 公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
7 排版規(guī)格與印制裝訂要求
7.1 排版規(guī)格
正文用 3 號仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 個字。
7.2 制版要求
版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過 1mm。
7.3 印刷要求
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm。黑色油墨應達到色譜所標 BL100%，紅色沒墨應達到色譜所標 Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各 1/4 處，允許誤差 ±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差 ±1mm，四角成 90°，無毛茬或缺損。
8 公文中各要素標識規(guī)則
本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即 156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
8.1 眉首
8.1.1 公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第 1 行。
8.1.2 秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
8.1.3 緊急程度
如需標識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第 2 行。
8.1.4 發(fā)文機關標識
由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。
發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于 22mm×15mm。
聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文著頁顯示正文。
8.1.5 發(fā)文字號
發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即 1 不編為 001），不加“第”字。
發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6 簽發(fā)人
上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發(fā)人姓名。
如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。
8.2 主體
8.2.1 公文標題
紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
8.2.2 主送機關
標題下空 1 行，左側頂格用 3 號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送機關名稱下一行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件（或帶序號）。
8.2.5 成文時間
用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”；成文時間的標識位置見 8.2.6。
8.2.6 公文生效標識
8.2.6.1 單一發(fā)文印章
單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空 4 字；加蓋印章應上距正文 2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；
當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
8.2.6.2 聯(lián)合行文印章
當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空 7 字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過 3mm。
當聯(lián)合行文需加蓋 3 個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排 3 個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空 2 字標識成文時間。
8.2.6.3 特殊情況說明
當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
8.2.7 附注
公文如有附注，用 3 號仿宋體字，居左空 2 號字加圓括號標識在成文時間下一行。
8.3 版記
8.3.1 主題詞
“主題詞”用 3 號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用 3 號小標宋體字；詞目之間空 1 字。
8.3.2 抄送
公文如有抄送，在主題詞下一行；左空 1 字用 3 號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
8.3.3 印發(fā)機關和印發(fā)時間
位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占 1 行位置；用 3 號仿宋體字。印發(fā)機關左空 1 字，印發(fā)時間右空 1 字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
8.3.4 版記中的反線
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
8.3.5 版記的位置
版記應置于公文最的一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。
9 頁碼
用 4 號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條 4 號一字線，一字線距離版心下邊緣 7mm。單頁碼居右空 1 字，雙頁碼居左空 1 字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。
10 公文中表格
公文如需附表，對橫排 A4 紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
公文如需附 A3 紙型表格，且當最后一頁為 A3 紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將 A3 紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式
發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為 30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下 4mm 處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊 20mm 處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為 170mm。每行居中排 28 個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。
11.2 命令格式
命令標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣 20mm，下邊緣空 2 行居中標識標識令號；令號下空 2 行標識正文；正文下一行右空 4 字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空 2 字標識簽發(fā)人職務；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務應標識全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空 2 字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。
11.3 會議紀要格式
會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同 8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。
12 式樣
（A4 型公文紙頁邊及版心尺寸見圖 1）
（公文首頁版式見圖 2）
?。ㄉ蠄蠊氖醉摪媸揭妶D 3）
（公文末頁版式見圖 4）
（聯(lián)合行文公文末頁版式 1 見圖 5）
（聯(lián)合行文公文末頁版式 2 見圖 6）
注：版心實線框僅為示意，在印制公文時并不印出。
國家質量技術監(jiān)督局 1999－12－27 批準發(fā)布，2000－01－01 實施。