1 針對性

 文檔編制以前應分清讀者對象，按不同的類型、不同層次的讀者，決定怎樣適應他們的需要。    

   ① 對于面向管理人員和用戶的文檔，不應像開發(fā)文檔(面向軟件開發(fā)人員)那樣過多地使用軟件的專業(yè)術語。 難以避免使用的詞匯，應在文檔中添加詞匯表，進行解釋。    

   ② 開發(fā)文檔使用的專業(yè)詞匯未被廣泛認知的，應添加注釋進行說明。

   ③ 縮寫詞未被廣泛認知的，應在其后跟上完整的拼寫。    
        

2  正確性 

   ① 沒有錯字，漏字。

   ② 文檔間引用關系正確。 

   ③ 文檔細節(jié)(Title/History)正確。    
        
3  準確性

   ① 意思表達準確清晰，沒有二義性。

   ② 正確使用標點符號，避免產生歧義。    
        
4  完整性 

   ① 意思表達完整，能找到主語、謂語、賓語，沒有省略主語，特別是謂語。

   ② 一句話中不能出現(xiàn)幾個動詞一個賓語的現(xiàn)象。

   ③ 不遺漏要求和必需的信息。    
        
5  簡潔性 

   ① 盡量不要采用較長的句子來描述，無法避免時，應注意使用正確的標點符號。

   ② 簡潔明了，不累贅冗余，每個意思只在文檔中表達一次。  

   ③ 每個陳述語句，只表達一個意思。    

   ④ 力求簡明，如有可能，配以適當?shù)膱D表，以增強其清晰性。    
        
6  統(tǒng)一性 

   ① 統(tǒng)一采用專業(yè)術語和項目規(guī)定的術語集。

   ② 同一個意思和名稱，前后描述的用語要一致。 

   ③ 文檔前后使用的字體要統(tǒng)一。    

   ④ 同一課題若干文檔內容應該協(xié)調一致，沒有矛盾。    
        
7  易讀性 

   ① 文字描述要通俗易懂。 

   ② 前后文關聯(lián)詞使用恰當。  

   ③ 文檔變更內容用其他顏色與上個版本區(qū)別開來。 

   ④ 測試步驟要采用列表的方式，用1)、2)、3)…等數(shù)字序號標注。