關于開會大家應該都不陌生，而且應該有不少人被過度頻繁的會議“傷過”，甚至”談會色變“ 。當一個組織的人員較多，結構復雜時這個問題會更加突出。如果開發人員/測試人員參加會議過多，會導致工作打斷嚴重，直接影響到團隊工作效率。如果管理人員參加會議過多，就會導致管理人員離開所負責的管轄范圍時間較長，不能及時響應事情，從而導致團隊整體管理效率變低，典型表現是很多事情沒有及時處理、開始積壓。
當然會議是需要的，主要是我們要總結出一套高效的方法。下面分享一些總結，有興趣的同事可以一起探討。
第一，確認會議類型及目的。我認為在我們公司的研發體系里以會議目的劃分，會議大體可以分為以下6種：
1、團隊建設：激勵團隊，培養員工的團隊意識，讓每個參與人員了解共同的目標，樹立全局觀念，無形中能夠幫助團隊減少協調成本。例如：版本項目周會。
2、報告績效：向上級管理層匯告版本當前績效情況，并且根據需要可以獲得適當的資源支持，例如：RDM的項目分析會。
3、平級溝通：針對問題通過會議討論形成解決方法或是達成處理協議。例如：開發和測試周會，跨部門合作會議。
4、信息傳達：將信息傳達出來，讓相關人得到信息并理解信息，以方便進行下一階段的工作。例如：新流程培訓會議，經驗分享會議。
5、創意開發：針對某一個問題的解決方案或是某個方向的創新主題進行討論。
6、評審會議：技術方案/需求文檔評審，疑難問題討論等。
確定好會議類型及目標之后才能選定出需要討論哪些內容，匯報哪些信息，以何種方式組織。這里舉兩個示例：
示例一：一個項目組對RDM做績效匯報（項目分析會）。我們首先確定會議目標為：
a、向RDM提供版本總體計劃情況，當前進展，當前存在風險及計劃應對措施，趨勢預測等。
b、申請關鍵資源支持，因為RDM聽過完整匯報時，對版本有了比較系統的判斷，此時如果確實需要資源協助，比較容易得到批準。
確定目標后，我們就可以發現開發和測試在這里是被作為一個團隊看待的，因此在這個會議過程中開發和測試的意見應該是一致的，并且匯報的內容不能重復，但可以各有側重。因此會議前開發和測試應該進行明確的匯報分工，各自總結完后，內部討論得出一致結論?；谶@樣定位而組織的項目分析會，就會非常高效，并且能夠在短時間內將版本整體情況展現出來，同時也促進了開發和測試內部一次完整性總結。而如果沒有這些前期工作，項目分析會過程中，開發和測試意見就可能非常不符，甚至進行爭吵，更嚴重的是發生互相責怪，推卸責任的情況。
第二，開有準備的會議。有準備的會議需具備以下三個特點：
1、有清晰的會議歷程及會議預期
例如：大多數開發和測試的例行溝通會議，是以明確問題及達成協議為主，而不是解決具體的某個問題，如果過于深入會導致時間浪費，更嚴重的是隨意決策。
2、選擇合適的人參與
會議召開前需確定好哪些人要必須要出席，哪些人得到討論結果告知即可。將會議控制在必要范圍里的好處在于，避免會議浪費其他人員時間，同時保證會議的發言質量。
3、選擇合適的時機
合適的時機是指要評估與會人員的時間繁忙程度、解決問題的條件是否成熟，這個時間開會的效果如何？例如：項目進度非常緊張的情況下，項目組每周舉行耗時很長的個人知識及讀書經驗分享是不合事宜的。
第三，議而有決，決而有行，行而有果。從結果導向來看，會議都是基于某種目標而召開的，因此達成預定目標是非常重要的，會議過程中，組織者要進行有效的時間控制，出現跑題情況時要及時引導糾正，防止參會人員天馬星空或過于深入細節，浪費大量時間。這個過程可以簡稱為議而有決。決而有行是指，會議討論出的決策要形成任務分解，并落實責任人。行而有果是指，已經分解的任務要進行跟蹤，產出效果。第三點總結起來比較簡單，但是往往是我們最難以落實的地方，所以經常會出現諸如“這個問題，我們好像上次討論過”的這類情況。
其他一些小技巧羅列如下：
1、大會之前通常要有小會，從而達成高效
2、會議開始前先講解會議歷程及預期
3、會議上以明確問題、達成協議為主，不深入問題討論
4、會議上的決策直接指派落實責任人
5、會議記錄要在24小時內發出，最晚48小時之內
6、對于例行會議，可以收集參會人員的會議質量反饋，進行持續改進